Как создать идеальную инструкцию для бухгалтера

Если вы хотите быть успешным лидером для своих подчиненных и для компании, помните - ваш успех зависит от того, насколько компетентны ваши сотрудники, насколько они хорошо знают свою работу.

Самый простой способ - создать инструкцию. Не шаблонную должностную инструкцию, а такую, в которой все написано, куда смотрят и выполняют.

Итак, что для этого нужно:

Шаг 1 Соберите все внутренние инструкции и регламенты, которые есть в вашей компании и относятся к области бухгалтерии. Рассортируйте их по участкам бухгалтерии, сделайте необходимое количество копий, чтобы на каждом участке были те материалы на основе, которых сотрудник должен работать.

Важно! Мы знаем, что инструктивные документы по бухгалтерским вопросам часто претерпевают изменения, поэтому одновременно с бумажными папками целесообразно завести электронный вариант скоросшивателя. При этом и на бумажной папке и в электронной стоит предусмотреть предупредительную надпись о том, что текст стоит проверить с последней редакцией нормативного документа на сайте zakon.rada.gov.ua или в любой используемой базе.

Шаг 2 Заведите папку для каждого поста, который есть у вас в подчинении и подпишите ее.

Шаг 3 Разложите рассортированные документы по папкам, предназначенным для каждого поста.

Шаг 4 Попросите каждого сотрудника бухгалтерии выписать подробно все свои действия, которые он делает каждый день на своем участке работы, потом выписать повторяющиеся ежемесячные действия, ежеквартальные и ежегодные. В описание можно добавить образцы форм, которые нужно заполнять по этому действию; контакты тех лиц с кем ему нужно связываться, чтобы выполнить это действие; время, когда это обязательно должно быть сделано; ссылки на другие инструкции, которые нужно использовать и все остальные подробности, которые может прочитать любой человек и понять что нужно делать. Обязательно нужно составить список возможных проблем, которые могут возникать на этом участке работы и пути их решения.

Почему это должен описывать сам сотрудник? Потому что, это сможет сделать только тот человек, который реально знает технологию работы на этом участке на практике.

Только после этого вы, как руководитель можете посмотреть и если нужно откорректировать возможные неточности или ошибки, которые были описаны в действиях.

Инструкция может составляться также и по отдельному вопросу.

Например, я хотела бы вам показать, как можно быстро и без проблем написать любую инструкцию, чтобы не возникали одни и те же проблемы постоянно и сотрудники других подразделений были согласны с этим, и смогли понять как и что нужно делать. Помните пример про водителей или про авансовый отчет? Таких примеров в бухгалтерии может быть тысячи, не сотни.

КАК РАЗРАБОТАТЬ ИНСТРУКЦИЮ?

1. Выберите любую область в вашей работе, в которой постоянно возникает одна и та же проблема и вам каждый раз приходиться ее решать.
2. Определите название будущей инструкции, которая будет описывать решение этой проблемы, чтобы прочитав его, было понятно для чего она предназначена.
3. Определите, кто должен обязательно знать эту инструкцию и выпишите названия должностей.
4. Опишите ситуацию, которая постоянно возникает и из-за которой написана эта инструкция.
5. Опишите, что будет происходить в компании в последующем - с ее сотрудниками, клиентами, поставщиками, доходами и др., если эта ситуация будет возникать вновь-вновь.
6. Опишите, что даст компании правильное выполнение этой инструкции.
7. Перечислите последовательность правильных действий, кто должен, что делать, чтобы эта ситуация не возникала.
8. Определите период тестирования, если это необходимо.
9. После этого, оформите инструкцию на бланке вашей компании с указанием правильных исходных данных, которые приняты у вас в компании.
10. Теперь смело можете идти к руководству для утверждения и согласования этой инструкции и сделать так, чтобы проблема не повторялась.

Далее вы просто поддерживаете эту систему и продолжаете накапливать папки для каждого поста новыми регламентами и инструкциями. Обязанности разных должностей дополняются описанием все лучше и лучше, и сотрудники все лучше и лучше их знают.

Написать инструкцию - это полдела. Следующее, что важно сделать - это обеспечить, чтобы каждый к кому она относится действительно ее знал.

И конечно вам придется постоянно следить, чтобы эта инструкция соблюдалась и чтобы ее не нарушали. Это же в ваших интересах, «не наступать на одни и те грабли».