Як створити ідеальну інструкцію для бухгалтера

Якщо ви хочете бути успішним лідером для своїх підлеглих і для компанії, пам'ятайте - ваш успіх залежить від того, наскільки компетентні ваші співробітники, наскільки вони добре знають свою роботу.
Найпростіший спосіб - створити інструкцію. Але не шаблонну посадову інструкцію, а таку, в якій все написано, куди дивляться і яку виконують.

Отже, що для цього потрібно:

Крок 1 Зберіть всі внутрішні інструкції і регламенти, які є у вашій компанії і відносяться до області бухгалтерії. Розсортуйте їх по ділянках бухгалтерії, зробіть необхідну кількість копій, щоб на кожній дільниці були ті матеріали, на основі яких співробітник повинен працювати.

Важливо! Ми знаємо, що нормативні документи з бухгалтерських питань часто зазнають змін, тому одночасно з паперовими папками доцільно завести електронний варіант папки. При цьому і в паперовій папці і в електронній варто передбачити попереджувальний напис про те, що текст варто перевірити до останньої редакції нормативного документа на сайті zakon.rada.gov.ua або в будь-який використовується базі.

Крок 2 Заведіть папку для кожного поста, який є у вас в підпорядкуванні і підпишіть її.

Крок 3 Розкладіть розсортовані документи по папках, призначеним для кожного поста.

Крок 4 Попросіть кожного співробітника бухгалтерії виписати докладно всі свої дії, які він робить кожен день на своїй ділянці роботи, потім виписати повторювані щомісячні дії, щоквартальні і щорічні. В опис можна додати зразки форм, які потрібно заповнювати по цій дії; контакти тих осіб з ким йому потрібно зв'язуватися, щоб виконати цю дію; час, коли це обов'язково повинно бути зроблено; посилання на інші інструкції, які потрібно використовувати і всі інші подробиці, які може прочитати будь-яка людина і зрозуміти що потрібно робити. Обов'язково потрібно скласти список можливих проблем, які можуть виникнути на цій ділянці роботи та шляхи їх вирішення.

Чому це має описувати сам співробітник? Тому що це зможе зробити тільки та людина, яка реально знає технологію роботи на цій ділянці на практиці.
Тільки після цього ви, як керівник, зможете подивитися і якщо потрібно відкоригувати можливі неточності або помилки, які були описані в діях.

Інструкція може складатися також і з окремого питання.

Наприклад, я хотіла б вам показати, як можна швидко і без проблем написати будь-яку інструкцію, щоб не виникали одні й ті ж проблеми постійно і співробітники інших підрозділів були згодні з цим. Щоб вони змогли зрозуміти як і що потрібно робити. Пам'ятайте приклад про водіїв або про авансовий звіт? Таких прикладів в бухгалтерії може бути тисячі, не сотні.

ЯК РОЗРОБИТИ ІНСТРУКЦІЮ?

1. Виберіть будь-яку область у вашій роботі, в якій постійно виникає одна і та ж проблема і вам кожен раз доводиться її вирішувати.
2. Визначте назву майбутньої інструкції, яка буде описувати рішення цієї проблеми, щоб прочитавши її, було зрозуміло для чого вона призначена.
3. Визначте, хто повинен обов'язково знати цю інструкцію і випишіть назви посад.
4. Опишіть ситуацію, яка постійно виникає і через яку написана ця інструкція.
5. Опишіть, що буде відбуватися в компанії в подальшому - з її співробітниками, клієнтами, постачальниками, доходами і ін., якщо ця ситуація буде виникати знову і знову.
6. Опишіть, що дасть компанії правильне виконання цієї інструкції.
7. Перерахуйте послідовність правильних дій, хто повинен що робити, щоб ця ситуація не виникала.
8. Визначте період тестування, якщо це необхідно.
9. ​Після цього, оформите інструкцію на бланку вашої компанії із зазначенням правильних вихідних даних, які прийняті у вас в компанії.
10. Тепер сміливо можете йти до керівництва для затвердження і узгодження цієї інструкції і зробити так, щоб проблема не повторювалася.

Далі ви просто підтримуєте цю систему і продовжуєте накопичувати папки для кожного поста новими регламентами та інструкціями. Обов'язки різних посад доповнюються описом все краще і краще, і співробітники все краще і краще їх знають.

Але написати інструкцію - це півсправи. Наступне, що важливо зробити - це забезпечити, щоб кожен до кого вона відноситься дійсно її знав.

І звичайно вам доведеться постійно стежити, щоб цієї інструкції дотримувалася і щоб її не порушували. Це ж в ваших інтересах, «не наступати на одні й ті граблі».