Кому нужен порядок в бухгалтерии?

Несколько лет назад мы проводили опрос бухгалтеров в отношении того, что является показателем уровня профессионализма бухгалтера и его компетентности.

На вопрос
- По какому основному видимому признаку бухгалтера Вы поймете, что перед Вами высококвалифицированный компетентный бухгалтер?

• 76% опрошенных бухгалтеров ответили - по кабинету бухгалтера и порядку в нем,
• и 58% опрошенных бухгалтеров ответили, что кабинет бухгалтера и беспорядок в нем точно говорят, что это основной видимый признак низко квалифицированного и некомпетентного бухгалтера.

Итак, по результатам опроса бухгалтеров мы выяснили, что порядок в кабинете и на рабочем месте свидетельствуют о профессионализме бухгалтера, а беспорядок – о его некомпетентности.

Если мы посмотрим на определение слова “порядок” - то увидим, что это состояние, при котором все находится на своем месте и выполняет свои функции. Человек, которому присуще чувство порядка, знает, что представляет каждая вещь, которой он пользуется в работе, он знает где она находиться, он знает для чего она предназначена и он понимает важность этих вещей.

В чем заключается работа бухгалтера?

Бухгалтер из хаоса данных, которые стекаются в бухгалтерию со всех подразделений компании, систематизирует все в определенные формы в определенном порядке, и из этих форм создает отчетность и готовит информацию для принятия управленческих решений. Поэтому чувство порядка присуще каждому настоящему бухгалтеру, без него он просто не может упорядочить весь этот хаос.

Из этого следует, что порядок легче всего поддерживать тем бухгалтерам, кто знает все свои инструменты, с помощью которых этот хаос можно превратить в порядок и может ими пользоваться.

Думаю есть очень много вопросов, которые беспокоят бухгалтеров и начинающих бухгалтеров в отношении того, как можно минимальными потерями времени и нервов, провести документ от начала поступления его в бухгалтерию и до сдачи в архив, как сделать так, чтобы было приятно заходить в бухгалтерию и особенно в кабинет к главбуху, как сэкономить свое время так, чтобы можно было уделить время семье и прочитать последний выпуск бухгалтерского журнала.

Многие бухгалтера, имея суперответственное отношение к работе стараются добиться идеального учета, но в условиях жесткого ограничения времени сдачи отчетности все участки идеально сделать не получается и они откладываются на потом. Это “потом” может никогда и не наступить. Не хочется никого пугать, но тем не менее суровая правда жизни такова, что беспорядок, а иногда и откровенный бардак в бухгалтерии и бухучете может привести организацию к банкротству, в связи с непомерными начислениями налогов, штрафов и пеней в результате налоговой проверки, связанных именно с бардаком.

Если глубоко посмотреть в область бухгалтерии, то можно найти еще более весомые аргументы того, к чему приводит беспорядок в этой области:

•  невозможность планирования доходов, расходов, налоговых и прочих платежей, в связи с отсутствием достоверной и актуальной на дату запроса информации.
•  непонимание руководством когда, сколько и за что необходимо оплачивать из-за неразберихи в платежах;
•  в связи с отсутствием информации о долгах перед фирмой или подтверждающих этот долг документов, невозможно истребовать с покупателя деньги;
•  дополнительные расходы на уплату штрафов и пеней по договорам с поставщикам за несвоевременную оплату.
•  недовольство со стороны работников, которые не могут получить нужную им справку из бухгалтерии, потому что какой-то документ утерян или «переложен куда-то».
•  бесконечные требования о предъявлениях документов в налоговую инспекцию в связи с «неточной» отчетностью.
•  невозможность найти какой-либо документ в отсутствие бухгалтера.
•  нет контроля за порядком в правоустанавливающих документах компании и лицензий на право работы, из-за окончания срока действия этих документов и несвоевременного переоформления , следует потеря выгодных заказов, дохода и правильность составления отчетности для уплаты налогов

Я глубоко убеждена, что это все не о вас или не о вашей бухгалтерии, мои дорогие читатели. Все таки большинство бухгалтеров, которые любят свою работу, никогда не допустят таких ситуаций.

И я не сомневаюсь, что бухгалтеры сами заинтересованы в том, чтобы в бухгалтерии был идеальный порядок. Потому что только они знают, насколько трудоемки процессы в бухгалтерии, сколько времени им необходимо тратить на выполнение рутинной работы. Только они знают, как много времени теряется на переделку документов и отчетов, на их поиск в случае беспорядка, на ответы на вопросы сотрудников о том, когда же будет выдана справка или сделан документ. Сколько времени занимает выдача дубликатов справок и документов . И сколько времени занимает поиск документа, который был взят юристом или менеджером из папки в отсутствие бухгалтера. И только они знают, сколько все это стоит сил и нервов.

Вот только, к сожалению, многие из них просто не знают как это сделать и с чего вообще начать, поэтому и возможны такие ситуации.

Ну, а если они не заинтересованы в порядке, то это наводит на очень интересные размышления: Почему заинтересованность отсутствует? Придумайте сами варианты ответов на этот вопрос или выберите из списка

•  руководитель не требует порядка,
•  глубоко наплевать на свою работу
•  не выгодно, потому что чувствую себя незаменимым
•  не знаю за что хвататься,

И для всех бухгалтеров и заинтересованных и не заинтересованных в порядке будет выгодно изменить свое отношение к порядку.

Потому что, когда в бухгалтерии всегда порядок, вы не просто незаменимы, вы сразу повышаете свой статус до профессионала с большой буквы, способного на любые изменения и усовершенствования, работающего на благо своего предприятия! С такими бухгалтерами обычно не расстаются нормальные директора. Или им для этого нужны очень веские причины!

Итак, у вас уже есть все доводы для того, чтобы принять решение что порядок в бухгалтерии должен быть. И вы уже приняли это решение. Значит самое главное уже сделано. Теперь дело за малым. С чего начать?

Конечно, наведение порядка в бухгалтерии задача не простая и не быстрая. Это состоит из множества этапов и зависит от того, в какой сфере работает предприятие, какова его структура, каковы его особенности, численность штата, какие процессы происходят в Вашей фирме, какая численность бухгалтерии, каков профессиональный уровень бухгалтеров и т.д. В одних организациях порядок должен быть идеальным, в других достаточный для….

Поэтому моя задача показать вам направление, в котором вы можете двигаться и убедиться на своем собственном опыте, что ничего не возможного нет.

Предлагаю вам посмотреть на 5 простых шагов по наведению порядка в бухгалтерии.

Этот список не является исчерпывающим, но он уже поможет вам оценить ситуацию и начать действовать.

1 шаг - освобождаем пространство бухгалтерии от всего лишнего.

Что считать лишним вы определите сами - это могут быть разные вещи и документы. Определите, что вы можете перенести в архив, а что просто выбросить или уничтожить.

Например, определите, что в бухгалтерии должны храниться документы только за последние 6 месяцев, остальное необходимо сформировать в папки и вынести в архив. Наведите порядок на рабочих столах, наверняка будут старые сувениры, открытки, газеты, стикеры и др., которые можно уже выбросить. В шкафах на полках могут быть стопки профессиональной литературы- их нужно рассортировать и тоже перенести в архив. Перейдите к тумбочкам, окнам, стенам и тоже посмотрите на актуальность всего того, что там находиться и приведите его в порядок – помойте, то что решили оставить или аккуратно расставьте.

2 шаг - разработаем рациональную структуру всех не лишних документов и вещей.

Определите, откуда и как часто поступают документы, в каком виде (на бумажных носителях, в электронном виде). Куда приходят до обработки, как сортируются, кем и в какие сроки потом обрабатываются, и где и каким образом хранятся после обработки. Назначьте ответственных за каждый шаг.

Например, вы можете поручить каждому сотруднику бухгалтерии на своем участке сделать список всех документов, которые они получают от других подразделений и от других сотрудников внутри самой бухгалтерии, в какие даты они поступают, ответственных лиц, что потом происходит с каждым из этих документов, и где потом хранятся. Потом вы можете быстро сделать сводную таблицу и составить структуру всех документов, с которыми работает бухгалтерия.

В результате этого шага должен появится очень важный документ “Структура размещения документов в бухгалтерии”. Если в Вашей организации существует разработанный график документооборота, проверьте, указано ли в нем место размещения документа в бухгалтерии на каждом этапе его движения здесь. Исправьте документооборот, если это необходимо.

Еще один документ - “Правила и структура формирования папок” , в котором будет описано сколько и каких папок требуется для хранения, способ подшивания документов в папки, т.е в каких папках, под какими названиями хранятся какие виды документов, а каком порядке.

Также в описание включаются необходимость и способ составления реестров с перечнем документов, попавших в папку. Кстати, такой документ поможет планировать бюджет на канцелярские товары для бухгалтерии. Хранение электронных вариантов или копий этих документов, целесообразно организовывать таким же образом, как и хранение оригиналов. Тогда легко будет искать необходимый документ и в компьютере, и в помещении бухгалтерии.

Размещение других вещей в бухгалтерии – не документов, тоже целесообразно закрепить письменно. Такой документ можно назвать “Правила размещения в бухгалтерии необходимых вещей” или как-то по-другому, как нравиться Вам.

3 шаг - обозначим места размещения, определенные в прошлом шаге.

Для всех этапов движения и хранения документов необходимо обозначить их место соответствующими надписями и табличками.

Например, папки на корешках подписываем, или наклеиваем красиво распечатанные на компьютерах надписи с указанием наименования организации, периода, и названия документов в соответствии с определенным в прошлом шаге способом. На ребрах полок, если их много, и они предназначены для окончательного хранения или хранения до обработки, тоже целесообразно приклеить самоклеящуюся бумагу с соответствующими месту надписями.

Даже корзины можно снабдить надписями, ведь некоторые из них могут быть предназначены для мусора, а некоторые например, для зонтиков!

В общем, если все подписано, то любой человек даже в отсутствие работника, отвечающего за данный документ или предмет, может найти то, что ему нужно. Естественно, необходимо позаботиться о том, чтобы в бухгалтерию не могли попасть случайные, ненужные люди.

Да, еще одна фишка. Целесообразно разместить на стене рядом со стеллажами документов или на дверце шкафа объявление о том, что в случае, если какой-то документ вынимается из папки, лотка или другого определенного для него места, на его место ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть помещена копия этого документа с указанием, кто, когда с какой целью документ взял и когда должен вернуть его на место.

4 шаг - раскладываем вещи по местам.

Если Вы всё продумали так, чтобы исполнителю было удобно брать в одном месте и класть в другое, то скорее всего этот шаг займет меньше всего времени. Ведь места для наиболее частых операций или движений должны быть под рукой. Архив же может быть подальше или повыше. И тем дальше и выше, чем к более раннему периоду он относиться.

Проведенные и обработанные документы разложите по папкам, в соответствии с правилами хранения бумажных и электронных документов. Не проведенные и необработанные документы положите в папки на сортировку, на подпись, на обработку, на переделку, или в лотки с соответствующей надписью, или с другим местом, определенным в соответствии с предыдущими шагами. Это может быть и полка на стеллаже, и ящик в тумбочке и любое другое определенное для этого место.

Остальные вещи также должны занять свои места. Одежда – в гардеробы, сумки, зонтики и прочие вещи – в отведенные для них места.

5 шаг - тестируем.

В течение хотя бы одного месяца выполняем все принятые решения. Если что-то неудобно или не до конца продуманно, просто записываем в специально заведенную для этого книгу отзывов. Если что-то очень удачно и правильно – тоже записываем. Через месяц при необходимости вносим изменения. Меняем то, что не удачно и неудобно и оставляем, то что получилось хорошо. Проходим снова шаги со второго по четвертый. Не забываем при этом оповестить всех участвующих и заинтересованных лиц! Снова тестируем. И записываем в книгу отзывов. Меняем неудачные решения. И так до тех пор, пока менять будет нечего.

Если у Вас холдинговая структура, целесообразно разрабатывать систему для всех организаций, входящих в состав холдинга. По крайней мере это должно касаться документооборота и структуры формирования папок. Но для начала правильно ее внедрять и тестировать на одной организации, а потом уже после тестирования распространять на другие.

В дальнейшем наведенный порядок остается только поддерживать.

Если вы все сделали правильно с первого раза, и тестирование это подтвердило, то главное - потом, не скатиться снова в текучку и бардак, а продолжать улучшения и поддержание порядка.Не меняйте заведенных правил, только потому, что новому руководству работающая система может показаться неудобной или еще по каким то причинам. Никогда не ломайте работающую систему!!!

Руководство приходит и уходит, а система должна оставаться удобной для людей в ней остающихся.

Когда-то мне дали замечательный рецепт счастья: «Идти с радостью на работу и с такой же радостью и страстью вовремя идти домой после работы».

Наведите порядок в бухгалтерии, знайте и применяйте свои инструменты и вы никогда не будете в замешательстве и в стрессе. Ваша работа будет доставлять вам настоящее удовольствие и радость, и ваша ценность для компании увеличиться в разы!!!

Коллеги поделитесь, а какая у вас действует система поддерживающая порядок в бухгалтерии? Кому нужен порядок в бухгалтерии в первую очередь руководству или самим бухгалтерам?