Хорошие манеры в деловом общении

Нужны ли знания делового этикета бухгалтеру? Безусловно! Развитие деловых навыков важная составляющая вашего профессионального роста.

Деловой этикет диктует правила общения, взаимодействия и поведения людей в процессе совместной профессиональной деятельности, а также формы обхождения с окружающими, виды обращений и приветствий, манеру и принятую форму деловой одежды.

Внимание к деловому этикету возрастает, так как психологические проблемы во взаимоотношениях сотрудников негативно влияют на деятельность любой компании. В то же время признанные формы общения помогают сгладить конфликты, решить вопросы быстро и эффективно.

Основные принципы делового этикета: компетентность, уважение и коммуникативность. Правил делового общения – великое множество. Отобрать несколько универсальных довольно сложно, но мы попробовали, и вот что получилось.

Правило 1. Будьте точным, если договариваетесь о времени

Точное соблюдение договоренностей о времени является одним из главных маркеров в информации о вас (особенно для новых знакомых, которые плохо вас знают).
Поэтому, если вы договорились о встрече, звонке, каком-то действии, привязанном ко времени, и не выполнили обещания, люди получают о вас негативную информацию примерно такого содержания:

•  «Этот человек неорганизованный»
•  «Этот человек не уважает меня»
•  «Я не могу доверять этому человеку»

Что же можно сделать, если вы опаздываете по объективной, независящей от вас причине?
Отправьте сообщение как минимум за 20 минут до намеченного времени. Помните, что соблюдение договоренностей о времени – это прежде всего вопрос уважения. Кстати, выражение «прибыть вовремя» означает быть на месте за 3–4 минуты до назначенного времени.

Правило 2. Отвечайте на электронные письма в тот же день

Когда вы получаете письмо по электронной почте, у вас есть время подумать, чтобы дать ответ. Обычно считается вежливым ответить в тот же день. Однако приемлемо дать ответ и не позднее следующего дня с объяснением причины задержки.

Желательно иметь стандартную подпись, в которой указаны ваши контактные данные, должность, можно прикрепить фото. Это создает вам позитивный образ и делает письмо более значительным, придает ему определенный статус.

Правило 3. В электронном письме должно быть не более трех абзацев

Длинные путаные письма обычно не дочитывают. И ваше предложение, сообщение, даже если оно чрезвычайно важное, могут не понять.

Ваше сообщение должно быть кратким (3–4 пункта, 5–10 строк максимум), абсолютно понятным (для человека со стандартным уровнем образования) и точным (данные, характеристики, параметры и т. д.). Письмо из трех абзацев может выглядеть примерно так и отвечать на следующие вопросы:

•  Что вы предлагаете (делаете)? (2 строки)
•  Почему это важно? (3–4 строки)
•  Что вы хотите? (1–2 строки)

Правило 4. Разговор по телефону должен длиться не более 15 минут, а встреча – от получаса до часа

Это правило, по сути, протокол этикета. Есть такое популярное выражение: «Людям, которые любят встречи, нельзя поручать руководство чем-либо». То есть человек или разговаривает, или работает. На практике прижились такие типы деловых контактов:

• 15-минутный разговор по телефону.
• Личная встреча длительностью 30 или 60 минут. 

Если придерживаться этих простых правил, можно проводить беседы более конструктивно, не отклоняясь от сути вопроса и не отнимая время у себя и другого человека.

Правило 5. Сообщайте только точную информацию

Чтобы люди предприняли какие-то действия, им нужна точная информация. Для бухгалтера это правило по умолчанию.

Правило 6. У вас должна быть хорошая карма

Это универсальный совет. Не удивляйтесь, что мы обращаемся к древне- индийской философии, она в вопросах делового этикета очень к месту. Карма – это некий баланс хороших и плохих поступков, который каждый человек может как пополнять, так и тратить. В основе отношений должен лежать принцип «твори добро». Реализацией этого принципа является вопрос, который стоит задавать другим людям, особенно если вы видите их впервые: «Чем я могу вам помочь?» Практический совет: всегда благодарите людей. Кто-то организовал вам знакомство, которое помогло продвинуть дело? Поблагодарите этого человека. Отправьте письмо по электронной почте после завершения дела. Знакомство, к сожалению, фактически не помогло? Поблагодарите все равно! Помогите тому, кто помог вам. Пусть вас наполняет хорошая карма, ощущение благодарности. Воздавайте должное людям. Сила этого простого действия поразительна.