Хороші манери в діловому спілкуванні

Чи потрібні знання ділового етикету бухгалтеру? Безумовно! Розвиток ділових навичок важлива складова вашого професійного зростання.

Діловий етикет установлює правила корпоративних відносин між партнерами, співробітниками підприємства і контрагентами. Дотримання ділового етикету й етики ділового спілкування – одна із запорук успішного ведення справ, показник професіоналізму.

Добре, якщо необхідність дотримання певних правил поведінки на роботі усвідомлюється співробітниками відразу. Але як часто саме внаслідок недотримання ділового етикету виникають проблеми і з кар'єрним зростанням, і в спілкуванні з колегами та начальством, і навіть у відношенні до самої роботи.

Основні принципи ділового етикету – компетентність, повага і комунікативність. Правил ділового спілкування велика кількість. Відібрати декілька універсальних досить складно, але ми спробували, і ось що вийшло.

Правило 1. Будьте точним, якщо домовляєтеся про час

Точне дотримання домовленостей про час є одним із головних маркерів в інформації про вас (особливо для нових знайомих, які погано вас знають).

Тому, якщо ви домовилися про зустріч, дзвінок, якусь дію, прив'язану до часу, і не виконали обіцянки, люди отримують про вас негативну інформацію приблизно такого змісту:

• «Ця людина неорганізована».
• «Ця людина не поважає мене».
• «Я не можу довіряти цій людині».

 Що ж можна зробити, якщо ви запізнюєтеся з об'єктивної, незалежної від вас причини? Відправте повідомлення як мінімум за 20 хвилин до наміченого часу. Пам'ятайте, що дотримання домовленостей про час – це перш за все пи- тання поваги. До речі, вираз «прибути вчасно» означає бути на місці за 3–4 хвилини до призначеного часу.

Правило 2. Відповідайте на електронні листи того ж дня

Коли ви отримуєте лист електронною поштою, у вас є час подумати, щоб дати відповідь. Зазвичай уважається ввічливим відповісти того ж дня. Проте прийнятно дати відповідь і не пізніше наступного дня з поясненням причини затримки.

Бажано мати стандартний підпис, у якому зазначено ваші контактні дані, посада, можна прикріпити фото. Це створює вам позитивний образ і робить лист значнішим, додає йому певного статусу.

Правило 3. В електронному листі має бути не більше трьох абзаців

Довгі плутані листи зазвичай не дочитують. І вашу пропозицію, повідо- млення, навіть якщо воно надзвичайно важливе, можуть не зрозуміти.

Ваше повідомлення має бути коротким (3–4 пункти, 5–10 рядків максимум), абсолютно зрозумілим (для людини зі стандартним рівнем освіти) і точним (дані, характеристики, параметри тощо).
Лист із трьох абзаців може виглядати приблизно так і відповідати на такі запитання:

•  Що ви пропонуєте (робите)? (2 рядки)
•  Чому це важливо? (3–4 рядки)
•  Що ви хочете? (1–2 рядки)

Правило 4. Розмова по телефону повинна тривати не більше 15 хвилин, а зустрічі – від півгодини до години

Це правило, по суті, протокол етикету. Є такий популярний вираз: «Людям, які люблять зустрічі, не можна доручати керівництво будь-чим». Тобто людина або розмовляє, або працює. На практиці прижилися такі типи ділових контактів:

•  15-хвилинна розмова по телефону.  
•  Особиста зустріч тривалістю 30 або 60 хвилин.

Якщо дотримуватися цих простих правил, можна проводити бесіди кон- структивніше, не відхиляючись від суті питання і не забираючи час у себе та іншої людини.

Правило 5. Повідомляйте тільки точну інформацію

Щоб люди зробили якісь дії, їм потрібна точна інформація. 
Для бухгалтера це правило за замовчуванням.

Правило 6. У вас повинна бути хороша карма

Це універсальна порада. Не дивуйтеся, що ми звертаємося до староіндійської філософії, вона в питаннях ділового етикету дуже до місця.

Карма – це якийсь баланс хороших і поганих вчинків, який кожна людина може як поповнювати, так і витрачати. В основі відносин повинен лежати принцип «твори добро». Реалізацією цього принципу є питання, яке варто ставити іншим людям, особливо якщо ви бачите їх уперше: «Чим я можу вам допомогти?»

Практична порада: завжди дякуйте людям. Хтось організував вам знайомство, яке допомогло просунути справу? Подякуйте цій людині. Відправте листа електронною поштою після завершення справи. Знайомство, на жаль, фактично не допомогло? Подякуйте все одно! Допоможіть тому, хто допоміг вам. Нехай вас наповнює хороша карма, відчуття подяки. Віддавайте належне людям. Сила цієї простої дії вражаюча.