Как избежать ошибок планирования

Шутливый философский принцип (закон Мерфи) гласит: все, что может пойти не так, пойдет не так. Одно из следствий этого закона: всякая работа занимает больше времени, чем вы думаете.

Давайте вспомним типичные рабочие ситуации:
• ремонт служебного автомобиля оказался дороже, чем думали вначале, и был выполнен позже, чем ожидалось;
• подготовить документы к проверке планировали за неделю, а фактически на это ушло 20 дней;
• квартальную отчетность бухгалтеру пришлось делать в выходные, так как рабочей недели не хватило.
Список можно продолжить. Все это – примеры проявления так называемой ошибки планирования.

Излишний оптимизм вредит делу?
Ошибка планирования заключается в том, что люди обычно переоценивают легкость задачи и скорость ее выполнения и недооценивают, сколько потребуется времени, ресурсов, собственных усилий для достижения поставленной цели, то есть излишне оптимистичны.

Для справки. Термин «ошибка планирования» был предложен в 1979 году учеными-психологами Д. Канеманом и А. Тверски, которые посвятили много времени изучению различных ошибок мышления (так называемых когнитивных искажений). Как считает Канеман, большинство из нас видят мир более дружелюбным, собственные черты – более приятными, а цели – более достижимыми, чем есть на самом деле.

Так что же, плохо быть оптимистом?
Вовсе нет, оптимизм (даже в виде заблуждения) – это хорошо, особенно когда нужно действовать решительно. 
Известно, что множество проектов стартуют только потому, что их последствия недооценили.

Вот некоторые из таких последствий:
• вышли за рамки сметы;
• закончили проект гораздо позже намеченного срока;
• необдуманные обещания выполнить все в срок сказались на репутации исполнителя и, возможно, на репутации заказчика проекта (ведь у него тоже могли быть обещания перед другими людьми), то есть сработал принцип домино.

Эх, досадные случайности!
Для преодоления ошибки планирования надо, как говорится, быть на позитиве, однако не терять связь с реальностью при оценке роли случайных факторов и рисков. Представьте, что вам надо выполнить к определенному сроку важное объемное задание, например подготовить руководителю управленческую
отчетность. Когда вы рассуждаете о том, сколько времени понадобится на выполнение этого задания, вы, как и большинство людей, не делаете скидку на случайности.
Например, не думаете о том, что вам несвоевременно предоставят первичные данные из бухучета, без которых ваш отчет не составить, что у вас появится другое срочное важное дело, возникнут какие-то непредвиденные обстоятельства (а они, как правило, возникают в тот момент, когда вы особенно заняты).
Ученые-психологи считают, что реальность создает такие ситуации, которые даже нельзя списать на неудачное стечение обстоятельств. Иными словами,
часто все, что может пойти не так, – пойдет не так. 

И как с этим бороться?
Вот вам дельный совет. Замените свой «взгляд изнутри» на поставленную задачу на «взгляд снаружи». Ведь обычно люди строят прогнозы по поводу того, когда они справятся с задачей, они видят себя в лучшем свете (как способного, внимательного, пунктуального человека – по всем показателям выше среднестатистического уровня). Под такие размышления они создают в уме сценарий выполнения задачи. Однако многочисленные исследования показывают, что мы ошибаемся при самооценке.

Это надо знать! В сложной ситуации, при жестком дедлайне мы не поднимаемся до уровня собственных ожиданий, а опускаемся до уровня своей подготовки.

Если вы хотите более точно спланировать дело, вам надо сосредоточиться на деталях:
• где, как и когда вы будете выполнять задание;
• сколько времени и ресурсов вам потребуется;
• какие люди еще должны быть задействованы и что будет, если непредвиденные обстоятельства возникнут у них.

Желательно мысленно визуализировать все шаги от начала и до конца.
Такая подготовка – это уже полдела (ваш «взгляд изнутри» стал более продуманным). Но этого мало для успешного выполнения задачи. Попробуйте вспомнить, сколько времени заняло у вас выполнение аналогичного задания в прошлом. А если вы раньше не выполняли похожего задания,
расспросите кого-то, кто является специалистом в данном вопросе: сколько времени обычно требуется на то, чтобы завершить начатое в срок.
Практика показывает, что опытные посторонние люди, знающие меньше деталей вашего конкретного задания, но хранящие в памяти, сколько времени
им потребовалось на похожую работу, менее оптимистичны и более точны, чем вы. Даже если их ответ вас не устроит, он, скорее всего, будет ближе к правде.

Резюмируем
Чтобы свести к минимуму ошибку планирования, трезво оценивайте количество требуемых для выполнения задачи ресурсов. Случай, когда все идет по плану, и случай, когда реализовался наихудший вариант, должны отличаться по объему ресурсов в два-три раза.
У вас всегда должны быть три сценария – пессимистический, реалистический и оптимистический. За основу берите пессимистический сценарий.
Как говорят в народе? Надеемся на лучшее, но готовимся к худшему. Однако не увлекайтесь: применяйте данный подход только к самым важным заданиям. Иначе вы будете заняты вечными обдумываниями, а дела будут простаивать