Як уникнути помилок планування

Жартівливий філософський принцип (закон Мерфі) свідчить: усе, що може піти не так, піде не так. Один із наслідків цього закону: будь-яка робота забирає більше часу, ніж ви думаєте.
Давайте пригадаємо типові робочі ситуації:
• ремонт службового автомобіля виявився дорожчим, ніж думали спочатку, і був виконаний пізніше, ніж очікувалося;
• підготувати документи до перевірки планували за тиждень, а фактично на це пішло 20 днів;
• квартальну звітність бухгалтерові довелося робити у вихідні, оскільки робочого тижня не вистачило.
Список можна продовжити. Усе це – приклади прояву так званої помилки планування.

Чи шкодить справі зайвий оптимізм?
Помилка планування полягає в тому, що люди зазвичай переоцінюють легкість завдання і швидкість його виконання і недооцінюють, скільки буде потрібно часу, ресурсів, власних зусиль для досягнення поставленої мети, тобто надмірно оптимістичні.

Для довідки. Термін «помилка планування» був запропонований у 1979 році ученими-психологами Д. Канеманом та А. Тверськи, які присвятили багато часу вивченню різних помилок мислення (так званих когнітивних перекручень). Як уважає Канеман, більшість із нас бачать світ доброзичливішим, власні риси – приємнішими, а цілі – більш досяжними, ніж є насправді.

Так що ж, погано бути оптимістом?
Зовсім ні, оптимізм (навіть у вигляді помилки) – це добре, особливо коли потрібно діяти рішуче. Відомо, що безліч проектів стартують тільки тому, що їх наслідки недооцінили.

Ось деякі з таких наслідків:
• вийшли за рамки кошторису;
• закінчили проект набагато пізніше наміченого строку;
• необдумані обіцянки виконати все у строк позначилися на репутації виконавця і, можливо, на репутації замовника проекту (адже у нього теж могли бути обіцянки перед іншими людьми), тобто спрацював принцип доміно.

Ех, прикрі випадковості!
Для подолання помилки планування треба, як то кажуть, бути на позитиві, проте не втрачати зв'язок з реальністю при оцінці ролі випадкових чинників і ризиків.
Уявіть, що вам треба виконати до певного строку важливе об'ємне завдання, наприклад підготувати керівникові управлінську звітність. Коли ви міркуєте про те, скільки часу знадобиться на виконання цього завдання, ви, як і більшість людей, не робите знижку на випадковості. Наприклад, не думаєте про те, що вам несвоєчасно нададуть первинні дані з бухобліку, без яких ваш звіт не скласти, що у вас з'явиться інша термінова важлива справа, виникнуть якісь непередбачені обставин (а вони, як правило, виникають у той момент, коли ви особливо зайняті).
Учені-психологи вважають, що реальність створює такі ситуації, які навіть не можна списати на невдалий збіг обставин. Іншими словами, часто все, що може піти не так, – піде не так.

І як із цим боротися?
Ось вам ділова порада. Замініть свій «погляд ізсередини» на поставлене завдання на «погляд ззовні». Адже зазвичай люди будують прогнози з приводу того, коли вони справляться із завданням, вони бачать себе у кращому світлі (як здібної, уважної, пунктуальної людини – за всіма показниками вище за середньостатистичний рівень). Під такі роздуми вони створюють у думці сценарій виконання завдання. Проте численні дослідження показують, що ми помиляємося при самооцінці.

Це треба знати! У складній ситуації, при жорсткому дедлайні ми не піднімаємося до рівня власних очікувань, а опускаємося до рівня своєї підготовки.

Якщо ви хочете точніше спланувати справу, вам треба зосередитися на деталях:
• де, як і коли ви виконуватимете завдання;
• скільки часу і ресурсів вам буде потрібно;
• які люди ще повинні бути задіяні і що буде, коли непередбачені обставини виникнуть у них.
Бажано в думках візуалізувати всі кроки від початку і до кінця.
Така підготовка – це вже півсправи (ваш «погляд ізсередини» став більш продуманим). Але цього мало для успішного виконання завдання. Спробуйте пригадати, скільки часу забрало у вас виконання аналогічного завдання у минулому. А якщо ви раніше не виконували схожого завдання, розпитайте когось, хто є фахівцем у цьому питанні: скільки часу зазвичай потрібно на те, щоб завершити розпочате у строк.
Практика показує, що досвідчені сторонні люди, які знають менше деталей вашого конкретного завдання, але зберігають у пам'яті, скільки часу їм було потрібно на схожу роботу, менш оптимістичні і точніші, ніж ви. Навіть якщо їх відповідь вас не влаштує, вона, скоріше за все, буде ближчою до правди.

Резюмуємо
Щоб звести до мінімуму помилку планування, тверезо оцінюйте кількість потрібних для виконання завдання ресурсів. Випадок, коли все йде за планом, і випадок, коли реалізувався найгірший варіант, повинні відрізнятися за обсягом ресурсів у два-три рази.
У вас завжди повинні бути три сценарії – песимістичний, реалістичний та оптимістичний. За основу беріть песимістичний сценарій. Як говорять у народі? Сподіваємося на краще, але готуємося до гіршого.
Проте не захоплюйтеся: застосовуйте цей підхід тільки до найважливіших завдань. Інакше ви будете зайняті вічними обмірковуваннями, а справи простоюватимуть.