Развитие деловых навыков: помидорное планирование в помощь бухгалтеру

Перед бухгалтером ежедневно стоит множество срочных и сверхсрочных задач. Например, «сдать отчетность» или «подготовить для начальника справку к обеду» придется выполнять в точный срок. Но бывают новые большие проекты, как  «Актуализировать учетную политику», которые психологически тяжело начинать.
Как все правильно спланировать?

Ведь есть люди рациональные и иррациональные. Первых жесткие графики и планы вдохновляют, помогая двигаться вперед, вторых – демотивируют, даже если туда заложены важные и желанные цели и задачи. Когда стоит задача «надо», многие бунтуют и ощущают тоску. Существует несколько систем и инструментов планирования, которые помогают этого избежать.

Автофокус

Автофокус – система управления временем, разработанная специалистом по тайм-менеджменту и самоорганизации Марком Форстером. Главная его особенность – ведение гибкого списка задач, которые не привязаны к определенному времени. Человек выбирает дело, которым он хотел бы заняться в настоящий момент, исходя из ситуации и интуиции. Давайте попробуем вместе.

• Шаг 1. Возьмите блокнот и составьте список дел, которые необходимо выполнить. Занести в него нужно все задачи – менее и более важные, крупные и мелкие, творческие и организационные. Делается это для того, чтобы перед глазами была ясная картина – огромное поле для деятельности. «Сброс в кучу» предоставляет множество самых разных вариантов. Можно заняться сведением отчетности, а можно просто навести порядок на столе. Можно написать письмо контрагенту, а можно подкорректировать долгосрочный план. Все новые дела просто дописываются в список. Не исключено, что дел наберется на несколько страниц. Не пугайтесь – так и должно быть.
• Шаг 2. Итак, вы готовы работать, но совершенно не знаете, с чего начать. Вот тут и пригодится огромный список. Читайте его с начала до конца, прислушивайтесь к своему настроению, а когда какое-то дело приглянется – блокнот в сторону и приступайте к работе. Дело из списка следует вычеркнуть, даже если вы его не закончили. Если задачу предстоит завершить позже, запишите ее в список снова. При этом можете пометить ее не целиком, а обозначить только ту часть, которую осталось доделать.
• Шаг 3. Если вы внимательно читаете, но не находите ничего интересного, возможно, следует подкорректировать список. Например, человеку всегда психологически тяжело начинать новые большие проекты. Поэтому чтобы кусок работы не казался вам огромным, стоит разбить его на отдельные задачи, решать которые гораздо проще. Допустим, вместо одной записи «Актуализировать учетную политику» можно записать несколько пунктов:
  «1. Пересмотреть ссылки на законодательные акты в учетной политике»,
  «2. Подобрать материалы, необходимые для написания учетной политики» и т. д.
  
  Эта система позволяет учитывать свои желания при выборе задания и беречь нервы. Но она подходит только для гибких задач. А вот задачи типа «сдать отчетность» или «подготовить для начальника справку к обеду» придется выполнять в точный срок.

Сочетать систему «автофокус» с решением регулярных задач и срочными разовыми проектами помогает помидорное планирование.

Помидорное планирование

Этот способ управления временем был изобретен итальянским студентом Франческо Чирилло в 1992 году. Пытаясь решить собственные проблемы с успеваемостью, Франческо ставил над собой разные психологические эксперименты. Он обнаружил, что если распланировать рабочий процесс по минутам, можно работать намного быстрее и эффективнее. Для измерения промежутков времени и отдыха он использовал таймер в форме помидора. Техника помидорного планирования позволяет быть на максимуме своей эффективности и не перегружать себя. Ее можно использовать и в работе, и в домашних задачах, при авральной работе над самыми застойными областями жизни, к тому же она сочетается практически со всеми системами планирования.

Правила помидорного планирования

Каждый Помидор состоит из 25 минут работы и 5 минут отдыха. После каждых четырех Помидоров следует 15–30-минутный отдых. Помидор неделим. Не существует половины Помидора. Если Помидор начался – он должен прозвенеть. Если вам пришлось прервать работу непредусмотренным образом, Помидор должен быть заведен с начала. Такой Помидор не учитывается. Если вы закончили задачу до того, как Помидор прозвенел, следует анализировать, как и что вы только что сделали до звонка.
Защищайте свои Помидоры. Переносите звонки, назначайте встречи на другое время (и выделяйте на это Помидоры). Вы не должны давать резать ваш Помидор. Он неделим. Любую задачу длиннее 5–7 Помидоров следует разделить на несколько. Если задача явно займет меньше времени – объедините ее с подобными же и потратьте один Помидор на все вместе. Каждый следующий Помидор пойдет лучше!

Советы
1. Работайте с таймером, это делает течение времени наглядным, а процесс работы – более интересным. Ведь всегда интересно, сколько можно успеть за 25 минут.
2. Просмотрите большой список дел и найдите, что можно объединить и выполняйте все мелкие заботы разом. Если на Помидор не набирается, отложите эти дела. Мелочи жизни не должны оттягивать на себя внимание. Обычно в разных папочках или закладках либо блокнотах оседает множество мелких идей и запросов. Выделите на них один Помидор и сделайте все необходимые запросы (по поиску новой мебели, обучающих курсов, электронных книжек и т. п.). Вы увидите, как это эффективно только после того, как попробуете сами!
3. Помидорная техника раз от раза помогает лучше концентрироваться, меньше уставать от необязательных действий и делает вас все более организованным. Для превращения навыка в привычку требуется 21 день или чуть больше (об этом – в следующей статье). Но и простое повторение принципа 25-минуток делает следующий Помидор более простым и легким для вас. Ведь техника из простого эксперимента очень быстро превращается в работающую технологию.
4. Если у вас совсем нет времени, выполните один Помидор, не прерываясь. Потом, через некоторое время, еще один. В конце дня у вас будет чем гордиться. Так как даже один Помидор в день – это решенная задача личного развития, которая продвигает нас вперед.
5. При работе с трудными делами не думайте о масштабах. Начните с малого. Съешьте вначале один помидор!