Розвиток ділових навиків: помідорне планування на допомогу бухгалтеру

Перед бухгалтером щодня стоїть безліч завдань, деякі треба зробити швидко та в термін, деякі - супершвидко. Наприклад, «здати звітність» або «підготувати для начальника довідку до обіду» доведеться виконувати в точний термін. Але бувають нові великі проекти, як «Актуалізувати облікову політику», які психологічно важко починати. 
Як все правильно спланувати?

Адже є люди раціональні та ірраціональні. Перших жорсткі графіки та плани надихають, допомагаючи рухатися вперед, других – демотивують, навіть якщо туди закладено важливі та бажані цілі й завдання. Коли стоїть завдання «треба», багато хто бунтує і відчувають тугу. Існує декілька систем та інструментів планування, які допомагають цього уникнути. 

Автофокус

Автофокус – система управління часом, розроблена спеціалістом із тайм-менеджменту та самоорганізації Марком Форстером. Головна його особливість – ведення гнучкого списку завдань, не прив'язаних до певного часу. Людина обирає справу, якою вона хотіла б зайнятися зараз, виходячи із ситуації та інтуїції. Давайте спробуємо разом.

1. Крок 1. Візьміть блокнот і складіть список справ, які необхідно виконати. Занести до нього потрібно всі завдання – менш і більш важливі, великі та малі, творчі та організаційні. Робиться це для того, щоб перед очима була ясна картина – величезне поле для діяльності. «Скидання до купи» надає безліч найрізноманітніших варіантів. Можна зайнятися зведенням звітності, а можна просто навести лад на столі. Можна написати лист контрагенту, а можна підкоригувати довгостроковий план. Усі нові справи просто дописуються у список. Не виключено, що справ набереться на кілька сторінок. Не лякайтеся – так і має бути.
2. Крок 2. Отже, ви готові працювати, але абсолютно не знаєте, із чого почати. Ось тут і стане в пригоді величезний список. Читайте його з початку до кінця, прислухайтеся до свого настрою, а коли якась справа приглянеться – блокнот убік і ставайте до роботи. Справу зі списку слід викреслити, навіть якщо ви її не закінчили. Якщо завдання належить завершити пізніше, запишіть його у список знову. При цьому можете помітити його не повністю, а позначити лише ту частину, яку залишилося доробити.
3. Крок 3. Якщо ви уважно читаєте, але не знаходите нічого цікавого, можливо, слід підкоригувати список. Наприклад, людині завжди психологічно важко починати нові великі проекти. Тому, щоб шматок роботи не здавався вам величезним, варто розбити його на окремі завдання, вирішувати які набагато простіше. Скажімо, замість одного запису «Актуалізувати облікову політику» можна записати кілька пунктів:
   «1. Переглянути посилання на законодавчі акти в обліковій політиці»,
   «2. Підібрати матеріали, необхідні для написання облікової політики» тощо.
   Ця система дозволяє враховувати свої бажання під час вибору завдання й берегти нерви. Але вона підходить лише для гнучких завдань. А ось завдання типу «здати звітність» або «підготувати для начальника довідку до обіду» доведеться виконувати в точний строк.

Поєднувати систему «автофокус» із вирішенням регулярних завдань і терміновими одноразовими проектами допомагає помідорне планування.

Помідорне планування

Цей спосіб керування часом було винайдено італійським студентом Франческо Чирилло у 1992 році. Намагаючись вирішити власні проблеми з успішністю, Франческо ставив над собою різні психологічні експерименти. Він виявив, що якщо розпланувати робочий процес по хвилинах, можна працювати набагато швидше й ефективніше. Для вимірювання проміжків часу та відпочинку він використовував таймер у формі помідора. Техніка помідорного планування дозволяє бути на максимумі своєї ефективності та не перенавантажувати себе. Її можна використовувати і в роботі, і в домашніх завданнях, при авральній роботі над найбільш застійними сферами життя, до того ж вона поєднується практично з усіма системами планування.

Правила помідорного планування

Кожен Помідор складається з 25 хвилин роботи і 5 хвилин відпочинку. Після кожних чотирьох Помідорів іде 15–30-хвилинний відпочинок. Помідор неподільний. Не існує половини помідора. Якщо Помідор почався – він має продзвеніти. Якщо вам довелося перервати роботу не передбаченим чином, Помідор має бути заведено з початку. Такий Помідор не враховується. Якщо ви закінчили завдання до того, як Помідор продзвенів, слід аналізувати, як і що ви щойно зробили до дзвінка.
Захищайте свої Помідори. Переносьте дзвінки, призначайте зустрічі на інший час (і виділяйте на це Помідори). Ви не маєте давати різати ваш Помідор. Він неподільний. Будь-яке завдання довше за 5–7 Помідорів слід розділити на декілька. Якщо завдання явно займе менше часу – об'єднайте його з подібними ж і витратьте один Помідор на все разом. Кожен наступний Помідор піде краще!

Поради
1. Працюйте з таймером, це робить перебіг часу наочним, а процес роботи – більш цікавим. Адже завжди цікаво, скільки можна встигнути за 25 хвилин.
2. Прогляньте великий список справ і знайдіть, що можна об'єднати і виконуйте всі дрібні клопоти разом. Якщо на Помідор не набирається, відкладіть ці справи. Дрібниці життя не мають відволікати на себе увагу. Зазвичай у різних папках або закладках, або блокнотах осідає безліч дрібних ідей і запитів. Виділіть на них один Помідор і зробіть усі необхідні запити (за пошуком нових меблів, навчальних курсів, електронних книжок тощо). Ви побачите, як це ефективно лише після того, як спробуєте самі!
3. Помідорна техніка раз від разу допомагає краще концентруватися, менше втомлюватися від необов'язкових дій і робить вас усе більш організованими. Для перетворення навику на звичку потрібен 21 день або трохи більше (про це – у наступній статті). Але й просте повторення принципу 25-хвилинок робить наступний Помідор простішим і легшим для вас. Адже техніка із простого експерименту дуже швидко перетворюється на працюючу технологію.
4. Якщо у вас зовсім немає часу, виконайте один Помідор, не перериваючись. Потім, через деякий час, іще один. У кінці дня у вас буде чим пишатися. Оскільки навіть один Помідор у день – це вирішене завдання особистого розвитку, яке просуває нас уперед.
5. При роботі з важкими справами не думайте про масштаби. Почніть із малого. З'їжте спочатку один помідор!