Развиваем деловые навыки: контекстное планирование

Все мы стремимся планировать свое рабочее время. Но зачастую многие задачи трудно привязать к конкретному времени. Как же не забыть о такой задаче? Воспользоваться бабушкиным методом – завязывает «узелок на память» на носовом платке? Давайте изучим более современный метод!

План на день – в чем сложность?

Часто люди не считают возможным составлять план на день или неделю, потому что ситуация быстро меняется. А план загоняет в жесткие рамки, не дает гибко реагировать на изменяющиеся обстоятельства, подстраиваться под них. В результате план так и остается на бумаге, а запланированные дела все равно приходится выполнять в течение месяца. В чем же основная сложность составления планов на день или неделю? В том, что многие задачи трудно привязать к конкретному времени. Поэтому мы их формулируем в привязке к какому-то событию или месту. Например: «Когда увижу юриста – спросить, согласовал ли он договор», «Буду в центре – зайти в магазин «Пряжа» и т. д. Где записать эти задачи, на какое время? Чаще всего их записывают на ближайший день (неделю), а если не удалось выполнить – переносят на следующий. Или вообще не записывают, надеясь на память. А память подводит.
Кое-кто до сих пор пользуется бабушкиным методом – завязывает «узелок на память» на носовом платке. В результате незавершенные циклы накапливаются, мелкие задачи превращаются в срочные дела. 

Ловим «кайросы»

Каким же должен быть план на день или неделю, чтоб он стал навигатором и позволял нам быстро сориентироваться в изменившихся условиях?
Одним из инструментов, который поможет в этом, является так называемое контекстное планирование.
Объясним его суть с помощью двух терминов. Древние греки использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени: хронос и кайрос.
Хронос касается хронологической последовательности и имеет количественный характер. Это привычное нам измеримое время, для упорядочения и планирования которого подходят обычные ежедневники и органайзеры.
Кайрос – это неуловимый миг удачи, который всегда наступает неожиданно. Поэтому им очень трудно воспользоваться. Кайрос имеет качественный характер. То есть это удобный момент, время, подходящее для конкретной задачи.
Именно с кайросом стоит соотносить часть гибких задач, привязанных к определенному месту, человеку. Или, одним словом, к контексту.
Контекст в данном случае – это сопутствующие обстоятельства, которые позволяют выполнить дело «заодно», не тратя на него время дополнительно.
Например, вам нужно в среду с утра быть в организации, которая расположена в центре города. А в двух шагах от нее находится магазин «Пряжа», куда вы давно собирались зайти. Так вот необходимость поехать в эту организацию – это и есть контекст, который позволяет вам заодно зайти в магазин и купить шерсть для вязания, не тратя дополнительное время на еще одну поездку. Важно выявить именно те кайросы, которые актуальны для вас, и научиться их эффективно использовать.

Какие бывают контексты

Все контексты условно можно разделить на четыре группы.
1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Например: «Когда буду в банке», «Не забыть купить в магазине», «Когда приеду в офис, домой».
2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком или группой людей. Например: «Если увижу преподавателя», «Когда буду у юриста», «Если зайдет подруга».
3. Внешние обстоятельства. Решение задачи связано с обстоятельствами, которые от вас не зависят. Например: «Когда примут закон», «Если до конца недели курс не изменится», «Если будет хорошая погода», «Когда у шефа будет хорошее настроение».
4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от вашего состояния. Например: «Если будет вдохновение», «Если будет настроение», «Когда почувствую в себе силы», «Когда вылечу насморк».
 

Составляем контекстный план

Алгоритм действий довольно прост.

• Шаг 1. Выделите несколько контекстов, наиболее актуальных для вашей повседневной жизни (как правил о, достаточно 5–7). Например: работа, контрагенты, банк, дорога домой, дом, магазин.
• Шаг 2. Составьте список дел под каждый контекст. Для этого можно использовать ежедневник, выделив один или несколько листов на каждый контекст. Записывайте туда же возникающие в течение дня задачи, привязанные к данному контексту.
  
  ​Более интересный способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике – записывать задачи на стикеры и прикреплять стикеры на те дни, когда вы предполагаете наступление кайроса. Если кайрос в этот день не случился, задачу можно будет легко перебросить на другой день. Таким образом, из вашего ежедневника исчезнет шлейф невыполненных задач, переходящих со дня на день. Также стикеры удобно брать с собой в случае необходимости. Например, стикер «Купить в магазине» можно положить в кошелек, стикер «В банке» – прикрепить к банковским документам, стикер «Дома» – на холодильник.
   
• Шаг 3. Находясь в данном контексте или при его приближении – просмотрите список задач, который составлен под этот контекст. Когда выходите из кабинета, просмотрите лист «Если встречу...». Когда выходите из офиса – лист «По дороге домой» или «Места». При звонке контрагента, обсуждая текущие дела, загляните в раздел «Контрагенты».         

Со временем контекстное планирование станет хорошей привычкой, которая поможет эффективно управлять своим временем, не делая «лишних» шагов. И не надо держать в голове не привязанные ко времени задачи или гадать, что означает узелок на вашем носовом платке.