Розвиваємо ділові навички: контекстне планування

Всі ми прагнемо планувати свій робочий час. Але найчастіше багато завдань важко прив'язати до конкретного часу. Як же не забути про таку задачу? Скористатися бабусиним методом - зав'язати «вузлик на пам'ять» на носовій хустинці? Давайте вивчимо більш сучасний метод!

План на день – у чому складність?

Часто люди не визнають за можливе складати план на день або тиждень, тому що ситуація швидко міняється. А план заганяє в жорсткі рамки, не дає гнучко реагувати на обставини, що змінюються, підлаштовуватися під них. У результаті план так і залишається на папері, а заплановані справи все одно доводиться виконувати протягом місяця. У чому ж основна трудність складання планів на день або тиждень? У тому, що багато завдань важко прив'язати до конкретного часу. Тому ми їх формулюємо у прив'язці до якоїсь події або місця.
Наприклад: «Коли побачу юриста – запитати, чи узгоджував він договір», «Буду в центрі – зайти до магазину «Пряжа» тощо.
Де записати ці завдання, на який час? Найчастіше їх записують на найближчий день (тиждень), а якщо не вдалося виконати – переносять на наступний. Або взагалі не записують, сподіваючись на пам'ять. А пам'ять підводить. Дехто до цих пір користується методом бабусі – зав'язує «вузлик на пам'ять» на носовій хустці. У результаті незавершені цикли накопичуються, дрібні завдання перетворюються на термінові справи.

Ловимо «кайроси»

Яким же повинен бути план на день або тиждень, щоб він став навігатором і дозволяв нам швидко зорієнтуватися в умовах, що змінилися?
Одним з інструментів, який допоможе в цьому, є так зване контекстне планування.
Пояснимо його суть за допомогою двох термінів. Стародавні греки використовували два абсолютно різних поняття для позначення часу: хронос і кайрос.
Хронос стосується хронологічної послідовності та має кількісний характер. Це звичний нам вимір часу, для впорядкування і планування якого підходять звичайні щоденники та органайзери.
Кайрос – це невловима мить успіху, яка завжди настає несподівано. Тому ним дуже важко скористатися. Кайрос має якісний характер. Тобто це зручний момент, час, відповідний для конкретного завдання. Саме з кайросом варто співвідносити частину гнучких завдань, прив'язаних до певного місця, людини. Або, одним словом, до контексту.
Контекст у цьому випадку – це супутні обставини, які дозволяють виконати справу «заразом», не витрачаючи на нього час додатково. Наприклад, вам потрібно в середу з ранку бути в організації, яка розташована в центрі міста. А в двох кроках від неї знаходиться магазин «Пряжа», куди ви давно збиралися зайти. Так от необхідність поїхати до цієї організації – це і є контекст, який дозволяє вам заразом зайти до магазину і купити в'язальну шерсть, не витрачаючи додатковий час на ще одну поїздку. Важливо виявити саме ті кайроси, які актуальні для вас, і навчитися їх ефективно використовувати.

Які бувають контексти

Усі контексти умовно можна розділити на чотири групи.

1. Місце. Рішення задачі пов'язане з певним місцем. Наприклад: «Коли буду в банку», «Не забути купити в магазині», «Коли приїду до офісу, додому».

2. Людина, група людей. Рішення задачі пов'язане з людиною або групою людей. Наприклад: «Якщо побачу викладача», «Коли буду в юриста», «Якщо зайде подруга».

3. Зовнішні обставини. Рішення задачі пов'язане з обставинами, які від вас не залежать. Наприклад: «Коли приймуть закон», «Якщо до кінця тижня курс не зміниться», «Якщо буде гарна погода», «Коли у шефа буде гарний настрій».

4. Внутрішні обставини. Рішення задачі, проблеми залежить від вашого стану. Наприклад: «Якщо буде натхнення», «Якщо буде настрій», «Коли відчую в собі сили», «Коли вилікую нежить».

Складаємо контекстний план

Алгоритм дій досить простий.

• Крок 1. Виділіть декілька контекстів, найбільш актуальних для вашого повсякденного життя (як прави ло, достатньо 5–7). Наприклад: робота, контрагенти, банк, дорога додому, дім, магазин.
• Крок 2. Складіть список справ під кожний контекст. Для цього можна використати щоденник, виділивши одну або декілька сторінок на кожний контекст. Записуйте туди ж  завдання, що виникають протягом дня, прив'язані до цього контексту.

Цікавіший спосіб управління «кайросовими» завданнями у щоденнику – записувати завдання на стікери і прикріплювати стікери на ті дні, коли ви припускаєте настання кайроса. Якщо кайрос цього дня не трапився, завдання можна буде легко перекинути на інший день. Таким чином, з вашого щоденника зникне шлейф невиконаних завдань, що переходять із дня на день. Також стікери зручно брати із собою в разі потреби. Наприклад, стікер «Купити в магазині» можна покласти до гаманця, стікер «У банку» – прикріпити до банківських документів, стікер «Удома» – на холодильник.

• Крок 3. Знаходячись у цьому контексті або при його наближенні – проглянете список завдань, складений під цей контекст. Коли виходите з кабінету, прогляньте сторінку «Якщо зустріну...». Коли виходите з офісу – сторінку «Дорогою додому» або «Місця». Під час дзвінка контрагента, обговорюючи поточні справи, загляньте до розділу «Контрагенти».

З часом контекстне планування стане хорошою звичкою, яка допоможе ефективно управляти своїм часом, не роблячи «зайвих» кроків. І не треба тримати в голові не прив'язані до часу завдання або гадати, що означає вузлик на вашій носовій хустці.