Как избежать сотни проблем в бухгалтерии. Самый простой способ!

Зачастую можно услышать от бухгалтеров, что во взаимодействии с сотрудниками других подразделений есть проблемы и они часто наступают «на одни и те же грабли».

Наверное многим знакомо такое: менеджеры приехали из командировки, а авансовые отчеты принесли через неделю, да и редко когда с первого раза получается у них правильно заполнить авансовый отчет, чтобы бухгалтерия его приняла.

Или такая ситуация: водители постоянно нарушают сроки сдачи путевых листов в бухгалтерию , и кроме этого они еще и неправильно их заполняют. И сотрудники бухгалтерии опять и опять выделяют свое время для того, чтобы объяснить им как это правильно делать. Приходят новые водители и все начинается заново.

Кроме этих проблем у главного бухгалтера есть еще и внутренние проблемы со своими подчиненными, где им тоже приходится наступать «на одни и те же грабли».

Например, только научили сотрудника как работать с кассой - она через месяц в декрет ушла, ищем другого и все заново; либо в бухгалтерии прошло сокращение, нужно перераспределить обязанности – тратим время опять на обучение новым операциям.

Во всех этих ситуациях видно, как много времени уходит на их улаживание и еще не факт, что ваши отношения с другими людьми останутся на хорошем уровне.

Что делать в таких случаях, чтобы время ваше не терялось и самое главное, чтобы все процессы в бухгалтерии делались быстро и с тем результатом, который вам нужен?

Так вот, если вы столкнулись с тем, что вам приходится отдавать одни и те же распоряжения и отвечать на одни и те же вопросы, возьмите и напишите инструкцию по этому вопросу. Все очень просто, казалось бы.

Оказывается не совсем. Вы можете мне возразить и сказать, так для этого существуют должностные инструкции, в которых все написано, пусть смотрят и выполняют. Но почему-то они туда не смотрят и не выполняют. Давайте разбираться с этим.

Практически все руководители, и главный бухгалтер в том числе, если у него есть подчиненные хорошо понимают, что такое должностные инструкции. И практически все сотрудники получая этот документ, в лучшем случае знакомятся с ним один раз, когда устраиваются на работу.

В основном они пылятся в ящиках стола, либо в шкафах отдела кадров и ждут проверки кадровой инспекции и не больше. Сотрудники реально их не используют в работе.

Почему так происходит?

Определение слова «инструкция», которое мы находим в словаре, таково: «свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо». По такому типу построены инструкции, к примеру, для бытовой техники - на что нажимать, в каком порядке, что крутить, как поступать в случае возникновения проблем, какой результат ожидается от каждой операции. Если вы придёте в автошколу, то там вы получите инструкции, как правильно управлять автомобилем, изучите способы действия.

А что мы видим из этого определения в должностных инструкциях в наших компаниях? Только перечень того, что надо делать. Это не является чем-то даже похожим на инструкцию.
Представьте, вы купили телевизор, открываете инструкцию пользователя. А там написано: «Права пользователя: смотреть телевизор, переключать программы, менять уровень громкости звучания. Обязанности пользователя: вытирать пыль с телевизора, не ронять телевизор, не ломать телевизор. Ответственность пользователя: если телевизор сломается по вине пользователя, денег пользователю никто не вернёт, а стоимость ремонта будет вычтена из его зарплаты».
И всё! Это было бы очень похоже на используемые сплошь и рядом «должностные инструкции».

Нет, инструкция должна как минимум отвечать определению слова «инструкция» и содержать в себе способы действия на посту, кроме перечисления самих действий.

Как сделать инструкции своими помощниками?

Хочу дать вам некоторые советы.

Перейдите к должностным папкам. Что это такое? Это просто скоросшиватель, который стоит на рабочем месте сотрудника. Это папка, в которой должны находится все инструкции , регламенты, правила, долгосрочные приказы, относящиеся к конкретной должности, к конкретной работе.

Например если это кассир - то там находятся все инструкции, регламенты, приказы, нормативные документы, которые относятся к работе кассира. Если это бухгалтер по зарплате - то там находятся все инструкции, регламенты, приказы , нормативные документы, которые относятся к работе бухгалтера по зарплате.

Пошаговый алгоритм создания идеальной инструкции для бухгалтера читайте в статье.

Итак, если вы хотите быть успешным лидером для своих подчиненных и для компании, помните - ваш успех зависит от того, насколько компетентны ваши сотрудники, насколько они хорошо знают свою работу.

А первый шаг к созданию компетентности - это обеспечить их всеми необходимыми инструкциями прямо под рукой. Кроме этого, вы будете экономить свое время, когда будете перераспределять обязанности в бухгалтерии или принимать в штат нового сотрудника.

Если вы это сделаете, вы сохраните огромное количество времени, вам не нужно будет отвечать на одни и те же вопросы. Вы сэкономите время как свое, так и сотрудников.

Давайте запомним три основных правила работы с инструкциями:

1. Как только вы видите не оптимальную ситуацию уладьте ее и напишите инструкцию.
2. Сделайте ее известной. Добейтесь того, чтобы каждый к кому имеет отношение эта инструкция, был ознакомлен с ней.
3. Постоянно ссылайтесь на нее и проверяйте, насколько люди ее поняли и как применяют в организации.

Сделайте это и вы увидите как вырастет эффективность вашей работы!