Як уникнути сотні проблем в бухгалтерії. Найпростіший спосіб!

Часто можна почути від бухгалтерів про складнощі у взаємодії зі співробітниками з інших підрозділів. Про те, що вони часто наступають «на одні й ті ж граблі».

Напевно багатьом знайоме таке: менеджери приїхали з відрядження, а авансові звіти принесли через тиждень, та й рідко коли з першого разу виходить у них правильно заповнити авансовий звіт, щоб бухгалтерія його прийняла.

Або така ситуація: водії постійно порушують терміни здачі подорожніх листів в бухгалтерію, і крім цього вони ще й неправильно їх заповнюють. І співробітники бухгалтерії знову і знову виділяють частину свого часу для того, щоб пояснити їм як це правильно робити. Приходять нові водії та все починається знову.

Крім цих проблем у головного бухгалтера є ще й внутрішні проблеми зі своїми підлеглими, де їм теж доводиться наступати «на одні й ті ж граблі».

Наприклад, тільки навчили співробітницю як працювати з касою - вона через місяць в декрет пішла, шукаємо іншого... і все заново.
Або в бухгалтерії пройшло скорочення, потрібно перерозподілити обов'язки - витрачаємо знову час на вивчення нових операцій.

Зі всіх цих ситуацій видно, як багато часу йде на їх вирішення і ще не факт, що ваші стосунки з іншими людьми залишаться на хорошому рівні.

Що робити в таких випадках, щоб ваш час не втрачався і найголовніше, щоб всі процеси в бухгалтерії робилися швидко і з тим результатом, який вам потрібен​?

Так ось, якщо ви зіткнулися з тим, що вам доводиться віддавати одні і ті ж розпорядження і відповідати на одні і ті ж питання, візьміть і напишіть інструкцію з цього питання. Все дуже просто, здавалося б. Виявляється не зовсім. Ви можете мені заперечити і сказати, так для цього існують посадові інструкції, в яких все написано, нехай дивляться і виконують. Але чомусь вони туди не дивляться і не виконують. Давайте розбиратися з цим.

Практично всі керівники, і головний бухгалтер в тому числі, якщо у нього є підлеглі, добре розуміють, що таке посадові інструкції. І практично всі співробітники отримуючи цей документ, в кращому випадку знайомляться з ним один раз, коли влаштовуються на роботу. В основному "посадові" припадають пилом в ящиках столу, або в шафах відділу кадрів і чекають перевірки кадрової інспекції і не більше. Співробітники їх реально не використовують в роботі.

Чому так відбувається?

Визначення слова «інструкція», яке ми знаходимо в словнику, таке: «звід вказівок, правил, що встановлюють порядок і спосіб виконання або здійснення чого-небудь». За таким типом побудовані інструкції, наприклад, для побутової техніки - на що натискати, в якому порядку, що крутити, як чинити в разі виникнення проблем, який результат очікується від кожної операції. Якщо ви прийдете в автошколу, то там ви отримаєте інструкції, як правильно управляти автомобілем.

А що ми бачимо з цього визначення в посадових інструкціях в наших компаніях? Тільки перелік того, що треба робити. Це не є чимось навіть схожим на інструкцію.

Уявіть, ви купили телевізор, відкриваєте інструкцію користувача. А там написано: «Права користувача: дивитися телевізор, перемикати програми, змінювати рівень гучності звучання. Обов'язки користувача: витирати пил з телевізора, не кидати телевізор, не ламати телевізор. Відповідальність користувача: якщо телевізор зламається з вини користувача, грошей користувачеві ніхто не поверне, а вартість ремонту буде вирахувана з його зарплати ».

І все! Це було б дуже схоже на використовувані часто-густо «посадові інструкції».

Ні! Інструкція повинна як мінімум відповідати визначенню слова «інструкція» і містити в собі способи дії на посту, крім перерахування самих дій.

Як зробити інструкції своїми помічниками?

Хочу дати вам деякі поради.

Перейдіть до посадових папок. Що це таке? Це просто швидкозшивач, який стоїть на робочому місці співробітника. Це папка, в якій повинні знаходиться всі інструкції, регламенти, правила, довгострокові накази, які стосуються конкретної посади, конкретної роботи.

Наприклад якщо це касир - то там знаходяться всі інструкції, регламенти, накази, нормативні документи, які відносяться до роботи касира. Якщо це бухгалтер з заробітної плати - то там знаходяться всі інструкції, регламенти, накази, нормативні документи, які відносяться до роботи бухгалтера з зарплати.

Покроковий алгоритм створення ідеальної інструкції для бухгалтера читайте в статті.

Якщо ви хочете бути успішним лідером для своїх підлеглих і для компанії, пам'ятайте - ваш успіх залежить від того, наскільки компетентні ваші співробітники, наскільки вони добре знають свою роботу.

А перший крок до створення компетентності - це забезпечити їх всіма необхідними інструкціями прямо під рукою. Крім цього, ви будете економити свій час, коли будете перерозподіляти обов'язки в бухгалтерії або приймати в штат нового співробітника.

Якщо ви це зробите, ви збережете величезну кількість часу, вам не потрібно буде відповідати на одні і ті ж питання. Ви заощадите час як свій, так і співробітників.

Отже, наведемо три основних правила роботи з інструкціями:
1. Як тільки ви бачите проблемну ситуацію залагодьте її і напишіть інструкцію.
2. Зробіть інструкцію відомою. Нехай кожен до кого має відношення ця інструкція, буде ознайомлений з нею.
3. Посилайтеся на інструкцію і перевіряйте, наскільки люди її зрозуміли і як застосовують в організації.

Зробіть це і ви побачите як виросте ефективність вашої роботи!