Кому потрібен порядок в бухгалтерії?

Кілька років тому ми проводили опитування бухгалтерів стосовно того, що є показником рівня професіоналізму бухгалтера і його компетентності.

На питання
- За якою основною ознакою бухгалтера Ви зрозумієте, що перед Вами висококваліфікований компетентний бухгалтер?

• 76% опитаних бухгалтерів відповіли - по кабінету бухгалтера і порядку в ньому,​ 
• і 58% опитаних бухгалтерів відповіли, що кабінет бухгалтера і безлад в ньому точно кажуть, що це основна видима ознака низько кваліфікованого і некомпетентного бухгалтера.

Отже, за результатами опитування бухгалтерів ми з'ясували, що порядок в кабінеті і на робочому місці свідчать про професіоналізм бухгалтера, а безлад - про його некомпетентність.

Якщо ми подивимося на визначення слова "порядок" - то побачимо, що цей стан, при якому все знаходиться на своєму місці і виконує свої функції. Людина, якій притаманне почуття порядку, знає суть кожного предмету, яким він користується в роботі, він знає де він знаходиься, він знає для чого він призначений і він розуміє важливість цих речей.

У чому полягає робота бухгалтера?

Бухгалтер з хаосу даних, які стікаються в бухгалтерію з усіх підрозділів компанії, систематизує все в певні форми в певному порядку, і з цих форм створює звітність і готує інформацію для прийняття управлінських рішень. Тому почуття порядку притаманне кожному справжньому бухгалтеру, без нього він просто не може впорядкувати весь цей хаос.

З цього випливає, що порядок найлегше підтримувати тим бухгалтерам, хто знає всі свої інструменти, за допомогою яких цей хаос можна перетворити в порядок і може ними користуватися.

Думаю є дуже багато питань, які турбують бухгалтерів стосовно того, як можна з мінімальними втратами часу і нервів, провести документ від початку надходження його в бухгалтерію і до здачі в архів, як зробити так, щоб було приємно заходити в бухгалтерію і особливо в кабінет до головбуха, як заощадити свій час, щоб можна було приділити час сім'ї і прочитати останній випуск бухгалтерського журналу.

Багато бухгалтерів, маючи супервідповідальне ставлення до роботи намагаються досягти ідеального обліку, але в умовах жорсткого обмеження часу здачі звітності всі ділянки ідеально зробити не виходить і вони відкладаються на потім. Це "потім" може ніколи і не наступити. Не хочеться нікого лякати, але тим не менш сувора правда життя така, що безлад, а іноді і відвертий бардак в бухгалтерії і бухобліку може привести організацію до банкрутства, у зв'язку з непомірними нарахуваннями податків, штрафів і пені в результаті податкової перевірки, пов'язаних саме з бардаком.

Якщо глибоко подивитися в сферу бухгалтерії, то можна знайти ще більш вагомі аргументи того, до чого призводить безлад в цій області:

• неможливість планування доходів, витрат, податкових та інших платежів, у зв'язку з відсутністю достовірної та актуальної на дату запиту інформації.
• нерозуміння керівництвом коли, скільки і за що необхідно оплачувати через плутанину в платежах;
• в зв'язку з відсутністю інформації про борги перед фірмою або підтверджують цей борг документів, неможливо витребувати від клієнта гроші;
• додаткові витрати на сплату штрафів і пені за договорами з постачальникам за несвоєчасну оплату.
• невдоволення з боку працівників, які не можуть отримати потрібну їм довідку з бухгалтерії, тому що якийсь документ загублений або «перекладений кудись».
• нескінченні вимоги про пред'явлення документів до податкової інспекції в зв'язку з «неточною» звітністю. неможливість знайти який-небудь документ за відсутності бухгалтера.
• немає контролю за порядком в правовстановлюючих документах компанії і ліцензій на право роботи, через закінчення терміну дії цих документів і несвоєчасного переоформлення, як наслідок втрата вигідних замовлень, доходу і правильність складання звітності для сплати податків

Я глибоко переконана, що це все не про вас або не про вашу бухгалтерію, мої дорогі читачі. Все таки більшість бухгалтерів, які люблять свою роботу, ніколи не допустять таких ситуацій.

І я не сумніваюся, що бухгалтери самі зацікавлені в тому, щоб в бухгалтерії був ідеальний порядок. Тому що тільки вони знають, наскільки трудомісткі процеси в бухгалтерії, скільки часу їм необхідно витрачати на виконання рутинної роботи. Тільки вони знають, як багато часу втрачається на переробку документів і звітів, на їх пошук в разі безладу, на відповіді на питання співробітників про те, коли ж буде видана довідка або зроблений документ. Скільки часу займає видача дублікатів довідок і документів. І скільки часу займає пошук документа, який був узятий юристом або менеджером з папки за відсутності бухгалтера. І тільки вони знають, скільки все це коштує сил і нервів.

Ось тільки, на жаль, багато хто з них просто не знає як це зробити і з чого взагалі почати, тому і можливі такі ситуації.

Ну, а якщо вони не зацікавлені в порядку, то це наводить на дуже цікаві роздуми: Чому зацікавленість відсутня?
​Придумайте самі варіанти відповідей на це питання або виберіть зі списку

• керівник не вимагає порядку,
• глибоко наплювати на свою роботу
• не вигідно, тому що відчуваю себе незамінним
• не знаю за що хапатися,

І для всіх бухгалтерів і зацікавлених і незацікавлених в порядку буде вигідно змінити своє ставлення до порядку.

Тому що, коли в бухгалтерії завжди порядок, ви не просто незамінні, ви відразу підвищуєте свій статус до професіонала з великої літери, здатного на будь-які зміни та удосконалення, що працює на благо свого підприємства! З такими бухгалтерами зазвичай не розлучаються нормальні директори. Або їм для цього потрібні дуже вагомі причини!

Отже, у вас вже є всі докази для того, щоб прийняти рішення що порядок в бухгалтерії повинен бути. І ви вже прийняли це рішення. Значить найголовніше вже зроблено. Тепер справа за малим. З чого почати?

Звичайно, наведення порядку в бухгалтерії завдання не просте і не швидка. Це складається з безлічі етапів і залежить від того, в якій сфері працює підприємство, яка його структура, які його особливості, чисельність штату, які процеси відбуваються у Вашій фірмі, яка чисельність бухгалтерії, який професійний рівень бухгалтерів і т.д. В одних організаціях порядок повинен бути ідеальним, в інших достатній для ....

Тому моє завдання показати вам напрямок, в якому ви можете рухатися і переконатися на своєму власному досвіді, що нічого не можливого немає.

Пропоную вам подивитися на 5 простих кроків по наведенню порядку в бухгалтерії.

Цей список не є вичерпним, але він уже допоможе вам оцінити ситуацію і почати діяти.

1 крок - звільняємо простір бухгалтерії від усього зайвого.

Що вважати зайвим ви визначите самі - це можуть бути різні речі і документи. Визначте, що ви можете перенести в архів, а що просто викинути або знищити.

Наприклад, визначте, що в бухгалтерії повинні зберігатися документи тільки за останні 6 місяців, решту необхідно сформувати в папки і винести в архів. Наведіть порядок на робочих столах, напевно будуть старі сувеніри, листівки, газети, стікери та ін., Які можна вже викинути. У шафах на полицях можуть бути стопки професійної літератури-їх потрібно розсортувати і теж перенести в архів. Перейдіть до тумбочок, вікон, стін і теж подивіться на актуальність всього того, що там знаходитися і приведіть це в порядок - помийте, то що вирішили залишити або акуратно розставте.

2 крок - розробимо раціональну структуру всіх не зайвих документів і речей.

Визначте, звідки і як часто надходять документи, в якому вигляді (на паперових носіях, в електронному вигляді). Куди приходять до обробки, як сортуються, ким і в які терміни потім обробляються, і де та яким чином зберігаються після обробки. Призначте відповідальних за кожен крок.

Наприклад, ви можете доручити кожному співробітнику бухгалтерії на своїй ділянці зробити список всіх документів, які вони отримують від інших підрозділів і від інших співробітників усередині самої бухгалтерії, в які дати вони надходять, відповідальних осіб, що потім відбувається з кожним з цих документів, і де потім зберігаються. Потім ви можете швидко зробити зведену таблицю і скласти структуру всіх документів, з якими працює бухгалтерія.

В результаті цього кроку повинен з'явиться дуже важливий документ "Структура розміщення документів в бухгалтерії". Якщо у Вашій організації існує розроблений графік документообігу, перевірте, чи вказано в ньому місце розміщення документа в бухгалтерії на кожному етапі його руху тут. Виправте документообіг, якщо це необхідно.

Ще один документ - "Правила і структура формування папок", в якому буде описано скільки і яких папок потрібно для зберігання, спосіб підшивки документів в папки, тобто в яких папках, під якими назвами зберігаються які види документів, а якому порядку. Також в опис включаються необхідність і спосіб складання реєстрів з переліком документів, що потрапили в папку. До речі, такий документ допоможе планувати бюджет на канцелярські товари для бухгалтерії. Зберігання електронних варіантів або копій цих документів, доцільно організовувати таким же чином, як і зберігання оригіналів. Тоді легко буде шукати необхідний документ і в комп'ютері, і в приміщенні бухгалтерії.

Розміщення інших речей в бухгалтерії - не документів, теж доцільно закріпити письмово. Такий документ можна назвати "Правила розміщення в бухгалтерії необхідних речей" або якось по-іншому, як подобатися Вам.

3 крок - позначимо місця розміщення, вказані в минулому кроці.

Для всіх етапів руху і зберігання документів необхідно позначити їх місце відповідними написами і табличками.

Наприклад, папки на корінцях підписуємо, або наклеюємо красиво роздруковані на комп'ютерах написи із зазначенням найменування організації, періоду, і назви документів відповідно до визначеного в попередньому кроці способом. На ребрах полиць, якщо їх багато, і вони призначені для остаточного зберігання або зберігання до обробки, теж доцільно приклеїти папір з відповідними написами. Навіть кошики можна забезпечити написами, адже деякі з них можуть бути призначені для сміття, а деякі наприклад, для парасольок!

Загалом, якщо все підписано, то будь-яка людина навіть за відсутності працівника, відповідального за даний документ або предмет, може знайти те, що йому потрібно. Природно, необхідно подбати про те, щоб в бухгалтерії не могли потрапити випадкові, непотрібні люди.

Так, ще одна фішка. Доцільно розмістити на стіні поруч зі стелажами документів або на дверцятах шафи оголошення про те, що в разі, якщо якийсь документ виймається з папки, лотка або іншого певного для нього місця, на його місце ОБОВ'ЯЗКОВО повинна бути поміщена копія цього документа із зазначенням, хто, коли з якою метою документ взяв і коли повинен повернути його на місце.

4 крок - розкладаємо речі по місцях.

Якщо Ви все продумали так, щоб виконавцю було зручно брати в одному місці і класти в інше, то швидше за все цей крок займе найменше часу. Адже місця для найбільш частих операцій або рухів повинні бути під рукою. Архів же може бути подалі або вище. І тим далі і вище, ніж до більш раннього періоду він стосується.

Проведені і опрацьовані документи розкладіть по папках, відповідно до правил зберігання паперових та електронних документів.

Не проведені і необроблені документи покладіть в папки на сортування, на підпис, на обробку, на переробку, або в лотки з відповідним написом, або в інше місце, визначене згідно з попередніми кроками. Це може бути і полка на стелажі, і ящик в тумбочці і будь-яке інше певне для цього місце.

Інші речі також повинні зайняти свої місця. Одяг - в гардероби, сумки, парасольки та інші речі - в відведені для них місця.

5 крок - тестуємо.

Протягом хоча б одного місяця виконуємо всі прийняті рішення. Якщо щось незручно або не до кінця продумано, просто записуємо в спеціально заведену для цього книгу відгуків. Якщо щось дуже вдало і правильно - теж записуємо. Через місяць при необхідності вносимо зміни. Міняємо те, що не вдало і незручно і залишаємо, то що вийшло добре. Проходимо знову кроки з другого по четвертий. Не забуваємо при цьому оповістити всіх учасників та зацікавлених осіб! Знову тестуємо. І записуємо в книгу відгуків. Міняємо невдалі рішення. І так до тих пір, поки міняти буде нічого.

Якщо у Вас холдингова структура, доцільно розробляти систему для всіх організацій, що входять до складу холдингу. Принаймні це повинно стосуватися документообігу та структури формування папок. Але для початку правильно її впроваджувати і тестувати на одній організації, а потім вже після тестування поширювати на інші.

Надалі наведений порядок залишається тільки підтримувати.

Якщо ви все зробили правильно з першого разу, і тестування це підтвердило, то головне - потім, не скотитися знову в текучку і бардак, а продовжувати поліпшення і підтримку порядка. Не міняйте заведених правил, тільки тому, що новому керівництву працює система може здатися незручною або ще з якихось причин. Ніколи не ламайте працюючу систему !!!

Керівництво приходить і йде, а система повинна залишатися зручною для людей, які в ній залишаються.

Колись мені дали чудовий рецепт щастя: «Йти з радістю на роботу і з такою ж радістю і пристрастю вчасно йти додому після роботи».

Наведіть порядок у бухгалтерії, знайте і застосовуйте свої інструменти і ви ніколи не будете в стресі. Ваша робота буде доставляти вам справжнє задоволення і радість, і ваша цінність для компанії збільшиться в рази !!!

Колеги поділіться, а яка у вас діє система підтримки порядку в бухгалтерії? Кому потрібен порядок в бухгалтерії в першу чергу керівництву або самим бухгалтерам?