Як підготуватися до участі в переговорах: дев'ять порад головбухові

Чи є такий головний бухгалтер, який жодного разу не брав участі у переговорах? Сумніваюся. Адже головбух – це права рука директора, офіційна посадова особа, наділена серйозними повноваженнями і значною відповідальністю. От чому без нього не обійтися, якщо треба домовлятися з клієнтами, контрагентами, банкірами.

На практиці переговори не завжди плануються заздалегідь, часом це трапляється раптово, з гарячого приводу. Підготуватися як слід ніколи, переговори проходять сумбурно, залізні аргументи приходять у голову вже після закінчення переговорів, а їх результат не задовольняє вашу сторону. А крім того, після невдалих переговорів навіть зазвичай упевнена в собі людина часто буває розгубленою, хвилюється.

Знайома ситуація? Тоді, будучи людьми раціональними (а головбух не може бути ірраціональним), давайте поговоримо про те, як не нервувати, не втрачати даремно час і добиватися успіху в переговорах.

Перш за все зрозуміємо, що переговори – це спільна діяльність людей, спрямована на рішення якоїсь проблеми. Зопалу проблеми не вирішуються ефективно. Але, знаючи технологію підготовки до переговорів, можна все встигнути навіть в умовах цейтноту. Головне – правильно настроїтися. Делегуйте частину завдань з підготовки до переговорів своїм колегам, не замикайте все на собі.

Отже, декілька практичних порад.

Порада 1. Наодинці із собою.
Проаналізуйте свої слабкі сторони в комунікаціях з іншими людьми, щоб контролювати свою поведінку під час переговорів. Вимовіть найважливішу тезу перед дзеркалом: ви будете здивовані тим, як виглядаєте і говорите насправді (у вашій уяві це виглядає інакше...).

Порада 2. Щоб що?
Чітко сформулюйте мету переговорів і можливий результат: бажаний, прийнятний і небажаний. Варто заздалегідь продумати свою подальшу поведінку при кожному з можливих результатів.

Порада 3. Дрес-код.
Постарайтеся мати відповідний рівню переговорів зовнішній вигляд. Ваш зовнішній вигляд, аксесуари (зручний портфель або ділова папка, блокнот, пара хороших ручок, калькулятор, а можливо, і ноутбук з необхідною довідковою інформацією) продемонструють вашу підготовленість і впевненість у собі.

Порада 4. Досьє.
Знайдіть максимум інформації про другу сторону переговорів. Крім офіційної інформації (П. І. Б., посада людини) вам допоможуть відкриті джерела, наприклад соціальні мережі: поцікавтеся, як і про що висловлюється людина, чим вона живе, з ким спілкується, що у вас з нею спільного. Це допоможе вам зрозуміти людину і виробити взаємоприйнятне рішення.

Порада 5. Команда.
З'ясуєте, де проходитимуть переговори, скільки буде учасників. Бажано, щоб число учасників з кожної сторони було однаковим: наприклад, два на два, три на три. Це знімає ефект чисельної переваги, «тиск» однієї зі сторін. З огляду на попередню пораду бажано зрівняти представництво сторін – за посадами, компетенцією.

Порада 6. Знання – сила.
Чітко проясніть, у чому сила вашої переговорної позиції, які аргументи ви вважаєте головними, підготуйте необхідні розрахунки, документи, тези.

Порада 7. Етикет.
Поведінка під час переговорів. Як не банально це звучить, але повторимо основні правила етикету: посміхайтеся, підтримуйте позитивний настрій, називайте людей по імені, уважно слухайте, ставте уточнюючі запитання, показуйте значущість іншої людини та її позиції. Крім того, трохи менше вибачайтеся (тільки якщо до місця). Обговорюючи проблему, обґрунтовуйте свою позицію, прагніть до зближення позицій обох сторін переговорів і вироблення домовленостей. Уникайте давати негативні оцінки вашим опонентам. Укладайтеся у відведений час: затягнуті переговори сигналізують про те, що сторони не готові узгоджувати єдину позицію. Тоді варто зафіксувати досягнуті домовленості та нові питання (бажано письмово) та умовитися про нову зустріч.

Порада 8. Ролі.
У кожного учасника переговорів може бути своя роль. Наприклад, один з них буде активно вести переговори: наводити аргументи, цифри, показники, реагувати на думки інших учасників, вступати в дискусію, а другий – мовчати і спостерігати. Таким спостерігачем часто виступає керівник. Він знаходиться «над сутичкою» – стежить за роботою своєї і чужої команди, це дозволяє краще побачити ситуацію і вчасно прийняти правильне рішення.

Порада 9. Розбір польотів.
Аналізуйте результат. Переговори – це свого роду шанс. Вони можуть закінчитися успіхом, можуть нічим не закінчитися, а можуть виявитися провальними. Але не варто впадати у відчай: можливо, на цьому етапі ви зробили все, що могли. У будь-якому випадку через деякий час, уже у спокійному стані обдумайте промахи і зробіть висновки на майбутнє.