Як зменшити обсяг роботи, що звалився на мене та знизити робоче навантаження на всіх працівників фінансової служби? - авторське бачення Мар’яни Щомак

Переможці XI Всеукраїнського конкурсу «Кращий бухгалтер України»

Текст ЕСЕ викладено в оригіналі:

В сьогоднішній нелегкий час нашої держави на головного бухгалтера звалився великий об’єм роботи та завдань, частково спричинений байдужістю працівників бухгалтерії до своєї роботи та численними змінами в законодавстві, які вимагають постійного професійного розвитку та удосконалення. Працюючи 24/7 інколи немає часу для сім’ї, сну та відпочинку.

Я працюю головним бухгалтером в комунальному некомерційному підприємстві. Так склалось, що в нашому підприємстві я виконую функції не тільки головного бухгалтера, а й заступника з фінансово-економічних питань, інженера, кошторисника, юриста, кадровика та багато інших професій. Це мабуть тому, що я звикла виконувати поставлені завдання від початку та до кінця не залучаючи інших осіб. Як то кажуть: «Хочеш зробити добре – зроби сам». Переконалась не одноразово, що передоручаючи комусь з своїх працівників, те чи інше завдання, в кінцевому результаті сама доводити справу до кінця. При сьогоднішньому прогресі ІТ-технологій, дивуюсь працівникам, які не мають звички застосовувати їх в процесі роботи, проводити аналіз даних, вивчення змін в законодавстві для самовдосконалення та реалізації робочих питань, а чекають коли їм це «доведуть до відома».

Раніше, коли вводились в дію ІТ-технології, вважала, що з’явиться нове програмне забезпечення, створяться нові методи пошуку інформації та переробки даних, яке полегшить роботу головного бухгалтера та бухгалтерської служби. Автоматизація всіх процесів стало не легкою справою. На сьогоднішній день створено стільки програм та інтернет ресурсів куди потрібно вносити бухгалтерські дані, що інколи одну і ту ж інформацію вносимо кілька раз в різні програми. Доводиться працювати після завершення робочого дня та у вихідні.

Відповідно до Концепції реформи фінансування системи охорони здоров'я України, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2016 р. № 1013-р, одним із основних стратегічних завдань цієї реформи був перехід до оплати діяльності постачальників медичних послуг на основі конкретних результатів їх діяльності. Для вирішення цього завдання було змінено характер відносин між постачальником медичних послуг та їх замовником - відповідним розпорядником бюджетних коштів.

На зміну командно-адміністративній моделі взаємовідносин між цими суб'єктами прийшла контрактна модель, у якій взаємовідносини регулюються договорами. За зазначеними договорами розпорядник бюджетних коштів діє в інтересах пацієнтів, як третя сторона - платник, а заклад охорони здоров'я (далі - ЗОЗ), виступають як постачальники послуг.

Запровадження такої моделі взаємовідносин надало державним та комунальним ЗОЗ управлінської та фінансової автономії. З урахуванням кращих світових практик цю автономію забезпечено шляхом реорганізації, зокрема, перетворення таких ЗОЗ у повноцінні суб'єкти господарської діяльності - державні та комунальні некомерційні підприємства.

Комунальне некомерційне підприємство (КНП) охорони здоров’я, які діють на сьогоднішній день є самостійним суб’єктом господарювання, але в той же час має статус неприбуткової організації і є платником податку на додану вартість, отримує кошти з бюджетів усіх рівнів та від надання платних медичних та немедичних послуг. На старті формування КНП, ми розуміли, що маємо підпорядковуватись Національній службі охорони здоров’я (НСЗУ) та Департаменту охорони здоров’я (ДОЗ). Та ні, ми як і звичайна бюджетна установа складаємо бюджетну звітність, як звичайне підприємство складаємо фінансову та податкову звітність та, звичайно, складаємо звіти до НСЗУ передбачені п. 24-1 та п. 28 Типового договору за програмою медичних гарантій. Як бачимо кількість звітності тільки збільшилась. Людський ресурс бухгалтерії залишається на тому ж рівні, що й до перетворення, а отже все лягає на плечі головного бухгалтера.

Одним із величезних напрямків робити бухгалтерської служби та зокрема головного бухгалтера, яка є уповноваженою особою проведення публічних закупівель в системі Prozoroo. За останні роки Закон України «Про публічні закупівлі» змінювався неодноразово, що потребувало великого об’єму часу на його вивчення.

Кажуть, що я надто «мяка». Та я, пройшовши багато щаблів своєї професії, розумію жінок-бухгалтерів. Я на роботі виношувала дитину, народжувала та проважала в садок і школу. Мені не давали фору. Від мене чекали результату моєї роботи.

Зробивши висновки з вище наведеного, я прийшла до деяких висновків.

Головний бухгалтер має запровадити в своїй бухгалтерії показники якості виконання роботи. Премія – це не обов’язок, а спосіб визначення ефективності.

Звертаю вашу увагу на те, що найбільш наочно роботу бухгалтера характеризують кількісні показники, якими вимірюють обсяг, кількість і частоту виконуваних завдань, наприклад:

• середня кількість банківських операцій;
• середня кількість виписок первинних документів;
• кількість видів операцій;
• кількість фахівців відділу;
• повторюваність типових завдань.

Проте самі лише цифри не надають повної картини, тому що незамінним є якісний індикатор – коректність, складність і типовість виконуваних завдань. Наприклад, інколи складність завдання вимагає витрат великої кількості часу, і якщо за кількісним показником працівник «програє», то за якісним (якщо, звісно, завдання буде виконано) лише «виграє». Так само більше часу витрачають на завдання, яке виконується не щодня або залежить від інших людей, наприклад, перемовини з підрядниками. Якісний чинник можна виміряти наступними показниками:

• частота застосування штрафів;
• суми штрафів;
• причини застосування штрафів;
• повторюваність помилок;
• типовість і нетиповість завдань.

Варто зазначити, що важливою якістю для бухгалтера в даному випадку стане саме пунктуальність, уважність і вірно складений звіт. Найчастіше штраф можна отримати за несвоєчасне подання звітів у податкову, тому й варто пильно слідкувати за термінами, не пропускаючи потрібні дати.

Також я, планую здійснити деякі процеси, а саме:

• автоматизація певних ділянок роботи. На сьогоднішній день бухгалтери переважно працюють із програмами електронної звітності. Важливо перенести всі дані з безлічі папірців у програмний продукт або об’єднати кілка автоматиизованих процесів в один — і ті самі звіти оформлювати стане значно простіше, та й часу на це йтиме менше.
• налагодження чіткої зони відповідальності кожного співробітника та прозорих бізнес-процесів. Перекладання обов’язків на інших – це те, що уповільнює процес роботи будь-якої компанії. Всі бізнес-процеси, наприклад, зі складання проектних бюджетів, повинні бути прописані та відпрацьовані командою. Обов’язки та ролі кожного учасника команди також мають бути чітко окреслені та розподілені.
• Доступ до корисної професійної інформації та даних із суміжних і взаємопов’язаних професій. Світ змінюється швидше, ніж ми встигаємо звикати до змін. І найчастіше ці зміни відбуваються саме в суміжних із бухгалтерією сферах: інформаційних технологіях, юриспруденції, аудиті. Керівник має подбати про курси підвищення кваліфікації для співробітника, тренінги. Вміння користуватися інноваційним програмним забезпеченням і знання останніх підзаконних актів не лише підвищать швидкість виконуваної роботи, а й допоможуть уникнути штрафів.
• Залучення вузьких спеціалістів. Які би тренінги не пройшов бухгалтер, інколи виникають завдання, в яких не розібратися без допомоги вузькоспеціалізованих експертів: юристів, аудиторів, економістів, податкових консультантів, фінансових менеджерів і фахівців з інших сфер.
• Командна робота. Успішний проект можливий лише за умови злагодженої роботи кожного з його учасників. Так само можна сказати й про компанію загалом: якісне виконання своїх обов’язків кожним із співробітників забезпечує ефективність і прибутки. «Один у полі не воїн» – це саме про бізнес.
• Вимірювання виконаної роботи через KPI (ключові показники) та мотивація співробітників. Вище я вже наводила приклади показників для оцінювання роботи працівників бухгалтерії. Варто зазначити, що перевага оцінювання полягає не лише в правильному визначеннї премії чи заробітної плати. Сам співробітник, поглянувши на результати моніторингу, має нагоду проаналізувати свою роботу за певний термін у динаміці, що надасть додатковий стимул рухатися ще вище.

Справедлива оцінка роботи працівника допоможе виявити його сильні та слабкі сторони, що в майбутньому збільшить ефективність виконуваної роботи. Також це може значно підвищити мотивацію співробітника для подальшої роботи.

Щомак Мар’яна Олександрівна,
Головний бухгалтер,
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України-2023».