Як користуватися телефоном

Якщо ви подумали, що ми збираємося публікувати інструкцію для користувача, гляньте на назву рубрики. Сьогодні поговоримо про те, як правильно спілкуватися по телефону та Інтернету. Адже якщо існують телефон та Інтернет, значить, є і такий етикет.

Декілька елементарних правил

Бесіду по телефону починайте та закінчуйте так само, як і звичайну розмову: вітайтеся і прощайтеся. Різниця лише в тому, що замість «До побачення» прийнято говорити «Бувайте». Але якщо це ділова розмова, краще сказати: «На все добре, до побачення». А потім уже можете додати «Бувайте» (кінець зв'язку). Тоді це не прозвучить фамільярно.

Якщо вам подзвонили на службовий телефон, відповідайте так, щоб людині не довелося уточнювати, чи туди вона потрапила, наприклад, «Бухгалтерія».

Якщо це номер, на який телефонують клієнти підприємства, тоді на вхідний дзвінок потрібно відповідати фразою, яка містить повну інформацію: «Здрастуйте, компанія «Зірочка», менеджер Ірина слухає».

Коли слухаєте, не забувайте періодично «угукати», щоб співрозмовнику не довелося уточнювати: «Ви ще тут?»

Закінчує розмову той, хто зателефонував. Тому якщо телефонували ви і вам більше нічого сказати, не тримайте співрозмовника на прив'язі. Тривала пауза підкаже, що він бажає закінчення розмови. А якщо зателефонували вам? Тоді доведеться схитрувати: вибачтеся і знайдіть пристойний привід закінчити тривалу бесіду (скажіть, що вас викликає керівництво, до вас прийшов відвідувач та ін.).

Якщо розмова переривалася, повторно телефонує той, хто телефонував першим. Інакше або увесь час буде зайнято, або ви обидва будете чекати дзвінка.

Якщо запитують співробітника, який відсутній, не можна просто сказати: «Його немає» і кинути слухавку. Ви ж залишаєте людину на тому кінці дроту буквально з відкритим ротом! Уточніть, яке в нього питання, чи можете ви їй допомогти. У будь-якому разі обов'язково дочекайтеся, поки той, хто зателефонував, попрощається.

Вам зателефонували в той час, коли ви розмовляєте з іншою людиною. І ви починаєте говорити по телефону, вибачившись перед відвідувачем. А знаєте, це неввічливо. Почекати повинен той, хто зателефонував. Ваші репліки в даній ситуації повинні бути такими: «Вибачте, я відповім», «Здрастуйте. Вибачте, у мене зараз відвідувач, я зателефоную вам, коли звільнюся» (варіант закінчення фрази: «…будь ласка, зателефонуйте мені через 15 хвилин»). Із поваги до відвідувача називайте на п'ять-десять хвилин більше того часу, який ви маєте намір йому приділити. І тільки в тому випадку, коли дзвінок терміновий і дуже важливий, ви можете сказати відвідувачу: «Прошу мене вибачити, на цей дзвінок я повинен відповісти, термінова справа. Дві хвилини, не більше».

Як зачарувати співрозмовника по телефону

У телефонній бесіді дуже важлива інтонація. Увічливий тон, зацікавлені нотки – з вами приємно розмовляти!

Дві крайності – говорити дуже тихо і дуже голосно. У першому випадку співрозмовник у роздратуванні подумає: «Що він там мимрить?», у другому – вирішить, що його погано чути, і теж почне кричати в слухавку.

Підлаштовуйтесь під ритм мовлення співрозмовника. Якщо він говорить дуже повільно, то й розуміє не швидко. Ваші поспішні репліки дійдуть до нього із запізненням, він почне перепитувати.

Якщо це доречно – посміхайтеся під час розмови. Звичайно, співрозмовник цього не побачить, але зрозуміє по інтонації. Так приємно «почути» посмішку! Це викличе до вас довіру й симпатію.

ТЕСТ

Психологи вважають, що поведінка під час телефонної розмови може розповісти про характер людини. Спробуйте порівняти свою манеру або манеру ваших близьких говорити по телефону із цими висновками.

1. Ви тримаєте слухавку в робочій руці й підносите її до вуха із цього ж боку (залежно від того, правша ви чи лівша). Значить, ви впевнені в собі, любите та вмієте спілкуватися.

2. Ви тримаєте слухавку правою рукою біля лівого вуха або навпаки. Ви людина невпевнена, із заниженою самооцінкою.

3. Ви завжди встаєте під час телефонної розмови. Ви прямолінійні та небагатослівні.

4. Ви притискаєте слухавку плечем, щоб руки залишалися вільними. Ви швидко вирішуєте завдання та продумуєте свої дії на два кроки вперед.

5. Ви обіймаєте себе за голову під час розмови. Це говорить про те, що ви розслаблені та спокійні.

Як і будь-які результати спостережень, ці також потребують уточнень. Наприклад, зрозуміло, що коли ви повинні щось записувати під час телефонної розмови, то слухавку станете тримати в неробочій руці. А якщо прасуєте або набираєте текст, то мимоволі притиснете слухавку плечем. Тому виходьте із ситуації.