Нетікет: етикет ділового листування в мережі

Чи часто ви замислюєтеся про те, що спілкування в мережі нічим не поступається діловому листуванню і офіційним переговорам? І так само передбачає свої норми поведінки - мережевий етикет або нетікет.

В англійській мові є поняття «Netiquette» (net - мережа) - мережевий етикет.
Це моральні правила поведінки в комп'ютерних мережах.

Ось кілька правил, які стосуються ділового листування.

Тема

Обов'язково вкажіть тему листа.
По-перше, потім в пошті буде легше знайти потрібне повідомлення.
По-друге, людина відразу зрозуміє, про що йде мова.
Наприклад: «Товар відвантажили, чекаємо оплату», «Оплату отримали», «Дата конференції переноситься» та ін.
Електронне повідомлення, яке одержувач бачить у віконці, має бути коротким. Всі подробиці висилаються у вкладенні.

Одна думка - один лист

В одному діловому листі повинна бути одна думка, викладена простою і зрозумілою мовою.
Краще послати кілька коротких листів (з однією головною думкою в кожному!), ніж один великий лист з купою думок.

Зручність читання

Набирайте текст електронного листа так, щоб він легко читався. Для цього не ліпіть текст одним блоком: робіть невеликі абзаци, а між абзацами - відступи в один-два рядки.
Не забувайте починати речення з великої літери, ставити крапки, робити прогалини після коми і між реченнями.
​Не використовуйте абияк клавішу Caps Lock. Якщо весь текст набраний великими літерами, його важко читати. До того ж створюється враження, що це крик.
Якось дівчина написала в листуванні:
- Не кричи на мене!
- З чого ти взяла, що я кричу?
- А навіщо ти Caps Lock включив?

Отримав чи ні?

Ви підготували до відправки важливий лист і хочете бути впевнені в тому, що адресат його отримав. Найпростіше - є спеціальна функція: відправити лист з повідомленням про отримання.
Однак за правилами нетікета запит такого повідомлення є ознакою неповаги і недовіри до партнера. Тому краще зробити приписку перед електронним підписом: «Підтвердіть, будь ласка, отримання цього листа».
Або можна зателефонувати адресату і уточнити, дійшов до нього ваш лист чи ні.
До речі, електронна пошта залишає право вибору за одержувачем: відповісти на запит про отримання чи ні. Тому якщо людина хоче, щоб ви думали, ніби він не отримував вашого листа, він просто натисне на «Ні». Тут вже питання порядності і вихованості. Тому, якщо ви отримали лист, підтверджуйте його отримання.
Або, припустимо, ви повинні підготувати розгорнуту відповідь на лист, але у вас немає на це часу. Тоді повідомте про отримання листа і вкажіть, коли чекати відповіді по суті питання. Не змушуйте відправника чекати і хвилюватися.

Без негативу

Припустимо, ви повинні повідомити партнеру погані новини: постачальник підвів, угода зірвалася, немає можливості вчасно перерахувати оплату. В цьому випадку ретельно обирайте формулювання. Не пишіть: «Шеф, все пропало!» , «Невдача!» , «Це цілковито наша помилка», «Ми самі в шоці» тощо.
Напишіть: «Ситуація трохи змінилася. Нам потрібен ще тиждень, щоб вирішити питання. У будь-якому випадку наша домовленість залишається в силі». Тобто у партнера повинно скластися позитивне враження.

Що написано пером…

Обов'язково перечитуйте написане. Можуть бути повтори, незакінчені речення або помилки.
Наприклад, анекдотичний випадок.
Переписка партнерів:
- У нас є ще одна пропозиція.
- А логічна?
Пауза. На ділі малося на увазі: «Аналогічна?»...

За матеріалами "Мой милый бухгалтер", серпень 2016